afas-niet-geautoriseerd

AFAS niet geautoriseerd

“Je bent niet geautoriseerd”

De zien die de meeste frustratie oproept onder gebruikers van AFAS. En helemaal als je dan moet opsporen hoe deze melding onstaat. Waarom ben je niet geautoriseerd in AFAS?

In dit artikel leg ik je snel en eenvoudig uit hoe je dit probleem oplost!

Want AFAS heeft prachtige mogelijkheden gemaakt om inzicht te krijgen in je autorisatie.

1. Inzicht in autorisatie per gebruiker (voor InSite)

Wat het meeste voorkomt is een niet-geautoriseerd melding voor een pagina op InSite. Voorheen ging ik de hele autorisatie uitpluizen voor deze gebruiker. Tot twee collega’s afgelopen week tegen mij zeiden: dat kan anders! Zo zie je dat je elke week nieuwe mogelijkheden ontdekt. Zo leren wij, AFAS mentoren, dagelijks van elkaar en houden wij elkaar up-to-date.

Er is in Profit blijkbaar een standaardfunctionaliteit om dit overzicht direct te krijgen.
Ga hiervoor in Profit naar Algemeen / Beheer / Autorisatie-inzicht / Pagina-autorisatie InSite. Je kiest de gebruiker en vervolgens krijg je een totaaloverzicht van alle pagina’s.

2. Totaaloverzicht van alle autorisatie

k hoor je na de vorige optie al denken: “maar dit werkt niet voor alle autorisatie…”

Klopt!

Gelukkig heeft AFAS ook een overzicht waarin je letterlijk alle autorisatie makkelijk inziet:

Dashboard Autorisatie.

Kijk hier maar eens hoe handig dit is.

Enige wat je hiervoor hoeft te doen:

1. Het dashboard publiceren
2. Het dashboard leren gebruiken (oftewel: nieuwe gewoonte aanleren)

Deze twee opties zijn voor mij (ook) nieuw.
Zelf ben ik gewend om de hele autorisatie te doorlopen.
Ik snap het dus goed als je moet wennen aan deze nieuwe werkwijze.
Maar ik kan je alvast verzekeren: het bespaart je zeeën aan tijd.


Wil je als eerste meer van dit soort inzichten gratis ontvangen in je inbox? Meld je dan aan voor AFAS Geheimen.

wat-is-AFAS-scaled

Zelfgeschreven e-mails versturen vanuit AFAS

De standaardsjablonen voor mails van AFAS zijn heel krachtig. Binnen elk proces kan je deze inrichten. Ook kan je gegevens toevoegen vanuit het proces in de mail. Bijvoorbeeld de naam van de ontvanger in de aanhef.

Maar er is een beperking. Het blijft een standaardmail. Daarom hoor ik vaak de wens:

Ik zou graag zelf mijn mails willen typen of aanpassen voordat ik mail vanuit AFAS. En niet alleen de standaardsjablonen gebruiken.

AFAS biedt dit standaard niet aan. Maar met een simpel trucje is dit alsnog te realiseren.

1. Het veld “Laatste reactie” gebruiken voor je volledige mail

Binnen AFAS kan je het veld “Laatste reactie” gebruiken.
Dit veld is ooit geïntroduceerd om inzicht te geven in weergaves en mails.

Maar wat als we dit veld gebruiken voor héle mail?

Dan is het onderdeel “reactie” opeens de volledige mail geworden. En heb je de volledige vrijheid om je mail te typen.

2. De inrichtingsstappen om “laatste reactie” te gebruiken

Dit is eenvoudig in te richten. Wat je doet:

  • Koppel een mail aan de juiste workflowstap
  • Zet binnen deze mail alleen het veld “laatste reactie” als waarde (of maak een standaardformat met dit veld)
  • Verplicht een reactie in de workflowactie waar je mail hebt gekoppeld
  • Beschrijf in de toelichting wat de gebruiker moet doen

3. Waardevolle toevoeging: combineer dit met reactiesjablonen

Volledige vrijheid om je mails te typen is geweldig. Maar het wordt nóg beter als je ook templates gebruikt.

Vaak stuur je voor 80% dezelfde inhoudelijke mail, maar wil je ze net een tikje persoonlijker maken. Bijvoorbeeld bij een afwijzing van een sollicitatie.

Door reactiesjablonen te gebruiken heb je het beste van twee werelden. Je voegt direct een template-mail in en kan deze helemaal naar wens aanpassen.