Starten met AFAS InSite & OutSite

Geschreven door Jos Loock op 11 mei, 2022
Hulp nodig, ook na het lezen van het artikel?
AFAS Consultancy

AFAS InSite & Outsite zijn websites die je zelf kunt bouwen voor jouw organisatie. Ze zijn volledig geïntegreerd met de Profit-omgeving. En dat is handig want; je hebt de vrijheid om je website helemaal naar eigen inzicht vorm te geven. Terwijl je tegelijkertijd gegevens uit AFAS Profit kunt gebruiken (en wijzigen!).

Een website bouwen en onderhouden kan via het content management systeem (CMS) van AFAS. Het maken en vullen van deze websites is heel gebruiksvriendelijk. Iedereen kan het. Jij ook!

In dit artikel
Primary Item (H2)

Wat is het verschil tussen Afas InSite & Outsite?

Je hebt de keuze uit een website voor intern (InSite) en extern (OutSite) gebruik. InSite kun je zien als een Intranet voor je werknemers. Outsite als visitekaartje voor toekomstige werknemers, klanten en relaties. Zo kun je meerdere OutSites gebruiken die allemaal een koppeling hebben met dezelfde Profit-omgeving.

Gebruik de InSite omgeving als:

  • Intranet voor je medewerkers
  • Basis voor al je processen
  • Medewerker Self Service
  • Interne nieuwsberichten
  • Workflow gestuurd werken

Gebruik de OutSite omgeving voor:

  • Jullie bedrijfswebsite
  • Klanten zelf gegevens laten wijzigen (klantportal)
  • Het plaatsen van eigen vacatures 
  • Voor het gehele sollicitatieproces (werving & selectie)
  • Vragen van bezoekers of contact opnemen via een (invul)formulier
  • Good to know: bij OutSite tellen accounts niet mee in de licentie

In drie stappen naar  jouw nieuwe InSite of OutSite website

Wil je aan de slag met het maken van een eigen InSite of OutSite website? Met deze drie praktische stappen maak je een vliegende start. Kom je er niet uit? Dan kan een AFAS Specialist jou hierbij ondersteunen.

1. Maak een plan

Waarvoor ga je de Insite of Outsite gebruiken? Wat moeten medewerkers kunnen inzien en doen? Hoe wil je dat sollicitanten of klanten door jouw proces lopen? 

Hou er rekening mee dat je medewerkers, sollicitanten en klanten niet zo vaak de InSite of Outsite bekijken als jij. Voor hen is het vooral belangrijk dat het gebruiksvriendelijk is (User Experience) en prettig om te bezoeken (Look & Feel). Maak je InSite en Outsite dus vooral niet te groot met veel toeters en bellen. 

Bonus inrichtingstip 1: bepaal vooraf de breedte van je website. Pas je dit later aan dan worden de breedtes op alle pagina’s aangepast. 

2. Teken je InSite of Outsite uit in een schematische weergave 

Begin niet direct met inrichten. Teken eerst de onderdelen uit van de InSite of Outsite. Welke onderdelen komen waar? Zo krijg je een goed overzicht van je site. Onder website nerds wordt dit ook wel een Wireframe genoemd. Zo’n wireframe kun je gewoon met post-its op een whiteboard maken. Zelf gebruik ik hiervoor de (eenvoudige!) software: Whimsical.  

Bonus inrichtingstip 2: Maak eerst één pagina met alle onderdelen en elementen. Dit wordt jouw template-pagina. Deze pagina kun je kopiëren wanneer je een nieuwe maakt. Zo hoef je de onderdelen niet steeds opnieuw te maken. En behoud je één stijl over de hele website. Dat ziet professioneel uit én zorgt voor eenheid en herkenbaarheid op je website.

3. Bouw in een testversie

Maak een aparte versie van de InSite of OutSite door deze te kopiëren. Voordat je dat doet, kun je het beste ook het thema kopiëren en deze kopie koppelen aan de nieuwe site. Hetzelfde trucje kun je ook toepassen bij pagina’s door ze te kopiëren. Is de website naar wens? Dan kun je de weblocatie verplaatsen van liveversie naar testversie in Profit via: In & OutSite > (tabblad) Publiceren.

Let goed op! Pagina’s worden gedeeld over de hele omgeving. Dat betekent dat elke InSite-pagina op elke InSite te gebruiken is. Pas je iets aan op de pagina, dan pas je iets aan op elke InSite waar die pagina gebruikt wordt. Daarom adviseer ik om een kopie te maken van de pagina. Of deze in concept laten staan tot de wijziging doorgevoerd mag worden. 

Hoe bouw je een InSite of OutSite website op?

Een goede opmaak van je pagina’s is belangrijk. Dat helpt de lezer de weg te vinden op je website en het maakt alle informatie beter leesbaar. Dit doe je door direct vanaf het begin een duidelijke structuur aan te brengen. Zo krijg je een overzichtelijke website, waarop alles gemakkelijk te vinden is. De Thema-editor helpt je hierbij. Hiermee kun je kiezen voor lettertypen en kleuren voor het menu banners, knoppen, weergaven, teksten enz. Zo bepaal je dus ook gelijk de huisstijl van jouw website.

Is je bouwtekening (in nerd taal: wireframe) klaar en weet je precies wat er op je website komt te staan? Dan begin je met bouwen. Je doet dit in de volgorde:

  1. Secties
  2. Indeling
  3. Inhoud

Secties zijn de grote bouwstenen van je site. Het is de fundering die bepaalt waar onderdelen komen te staan. Zie het als een tabel waarin je kiest hoeveel rijen en kolommen je nodig hebt. Per rij kun je hierin afwijken. Eventueel pas je ook marges (afstanden tussen de blokken) toe. 

Alle elementen van je tekening kun je via Indeling toevoegen. Denk aan: een titel, banners, knoppen, tekst met opmaak of handige plug-ins. Staat deze indeling als een huis en ben je er tevreden over? Dan is het tijd voor de laatste stap: je teksten toevoegen aan de Inhoudsblokken

Hieronder bespreken we een aantal specifieke opties die je kunt gebruiken voor jouw website. 

Pagina’s toevoegen 

Wil je pagina’s toevoegen aan je InSite of Outsite? In Profit zijn er verschillende mogelijkheden beschikbaar. We snappen dat dit overweldigend kan zijn. Gelukkig gebruik je de meeste opties niet. Voor een pagina met verschillende onderdelen en gegevens is het heel simpel: gebruik standaard een portalpagina.

afas outsite pagina's toevoegen portalpagina

Een portalpagina gebruik je om gegevens te tonen. Ook plaats je hier knoppen naar pagina’s om gegevens in te sturen. De kracht van InSite en OutSite wordt hier duidelijk. Want de onderdelen op deze portalpagina zijn los te autoriseren. Zo ziet de gebruiker alleen de onderdelen waar hij recht op heeft. En bouw je voor iedere gebruiker een unieke ervaring. Hoppa, je bent ineens een echte UX-designer! 

Naast de pagina’s die je aanmaakt of kopieert worden er ook pagina’s standaard door AFAS aangeleverd. Ideaal voor ons als gebruikers. Ook worden er automatisch pagina’s aangemaakt als je bijvoorbeeld een nieuw type dossieritem toevoegt. Doet AFAS ook voor je. Heerlijk!

Tip: hou het vooral zo simpel mogelijk. Ga niet onnodige portalpagina’s bouwen die niet gebruikt worden. Kan het op één portalpagina? Waarom zou je er dan twee bouwen? Vergeet niet dat de gebruiker slechts af en toe op de InSite of OutSite komt en direct op de juiste plek wil zijn. 

Pagina bewerken in concept

Pas je een pagina van de site aan, dan wordt het eerst een concept. Dat herken je aan meerdere elementen die je hier ziet:

afas outsite pagina bewerken in concept
  • De originele, onbewerkte pagina blijft zichtbaar voor gebruikers.
  • Het concept is een kopie van de originele pagina.
  • Je kunt deze pagina nu wijzigen.
  • Ben je tevreden is over de pagina, dan kies je voor Concept publiceren.
  • De conceptpagina vervangt nu de originele pagina. Let op: dat kan enkele minuten duren voor gebruikers. In Sitebeheer is de wijziging wel direct zichtbaar.

Menu structuur

Wil je een menu-item toevoegen aan je website? Dat kan via het beheermenu in het onderdeel Site. Je plaatst het menu achter of onder een al bestaand menu-item. 

afas outsite menu structuur aanpassen

Tip: je kunt menu-items ook wijzigen, verwijderen of onzichtbaar maken.

Thema bewerken

Een thema toevoegen doe je in Profit Windows, door een bestaand thema te kopiëren. Het bewerken van het thema kan vervolgens in InSite of OutSite. Hiervoor ga je naar Algemeen > In & Outsite > Thema en gebruik je bovenin de actieknop Kopiëren.  

Tip: geef de kleurnummers die je niet gebruikt een opvallende kleur (bijvoorbeeld mooi roze). Op die manier weet je welke kleuren nog niet juist gekoppeld zijn. 

Interne links toevoegen

Het toevoegen van interne links is fijn voor je lezers. Zo hoeven ze zelf niet steeds te zoeken. Je voegt een interne link toe via het tabblad: Pagina. Je klikt vervolgens op: Bewerken en selecteer de tekst waarnaar je wilt verwijzen. Bij de naam interne link vul je de naam van de pagina toe waar je naar verwijst. Klik daarna op: Aanpassen. Goed om te weten: je kunt interne links niet koppelen aan een afbeelding.

Nog 2 handige tips voor een vliegende start met InSite en Outsite

  1. Gebruik in plaats van een afbeelding in een header een achtergrondafbeelding. Met een achtergrondafbeelding heb je geen last van beperkingen. 
  2. Vergeet niet om de pagina’s te autoriseren. Hou hier al rekening mee als je een pagina kopieert. Door een kopie wordt de autorisatie ook overgenomen.

Ik wens je super veel plezier bij het ontwerpen en inrichten van jouw eigen InSite of OutSite website. Heb je vragen over bepaalde stappen? Of lukt er iets niet? Onze AFAS Consultancy helpt je graag op weg!

Jos Loock
Eigenaar Proces Bouwers
Proces Bouwers AFAS
Waarom nog kiezen voor standaard?
Als je standaard de beste kan krijgen
proces bouwers gear oranje
Proces Bouwers 2022 | Alle rechten voorbehouden
Privacy Policy