AFAS koppelen met Power BI

Geschreven door Bas Beekhuis op 19 mei, 2022
Hulp nodig, ook na het lezen van het artikel?
AFAS Consultancy

Microsofts Power BI voor rapportages in AFAS Profit wint steeds meer aan populariteit. Niet zo vreemd. Want met de Power BI Connector voor AFAS software, kun je gegevens van je bedrijf vanuit AFAS Profit, zo hoppa inlezen in Power BI. En dat zonder externe database. Heerlijk toch, zo’n praktische combinatie?
Ook handig: voor de meest gebruikte data (financieel, in- en verkoop, projecten, HRM, payroll en workflow) heeft de connector voorgedefinieerde tabellen beschikbaar. Andere gegevens kun je met een functie opvragen. Dat mag je lekker allemaal zelf bepalen.

In dit artikel
Primary Item (H2)

Hoe koppel je AFAS met Power BI?

AFAS koppelen met Power BI doe je in vier stappen:
1. Het opzetten van de GetConnector.
2. Het opzetten van de App connector.
3. Data inladen van Power BI.
4. PowerBI Dashboard opmaken en publiceren.

Wat zijn de voordelen van een koppeling met Power BI?

Het handmatig verwerken van data uit verschillende databronnen - om er vervolgens bruikbare rapporten van te bakken - is behoorlijk tijdrovend, onpraktisch en foutgevoelig. Zonde van je tijd en moeite. 

Power BI is dé oplossing om binnen een organisatie easy peasy alle databronnen samen te brengen op één plek. Om de data vervolgens via dashboards inzichtelijk te maken aan je gebruikers. Lekker hé, dat soort praktische tijdbespaarders. 

Kunnen we het nóg makkelijker voor je maken? Jazeker kunnen we dat. Want AFAS data gebruiken in Power BI is ook een mogelijkheid. Om dit te regelen doorloop je vier stappen. Lukt dit niet, dan kan een AFAS Specialist je hierbij helpen.

De vier stappen om AFAS te koppelen met Power BI

Stap 1 - Het opzetten van de GetConnector

·         Ga naar Algemeen -> Uitvoer -> Beheer -> GetConnector en maak een nieuwe GetConnector aan op basis van een gegevensverzameling.

afas koppelen power bi opzetten getconnector

·         Geef de GetConnector een naam zonder spaties.

·         Let op dat je de filtering goed instelt. Alle data van deze GetConnector komt straks terecht in Power BI

Stap 2 - Het opzetten van de App connector

·        Ga naar Algemeen -> Beheer -> App connector en maak een nieuwe App connector aan. Geef de App connector een herkenbare naam, zodat het voor elke gebruiker begrijpelijk is, bijvoorbeeld ‘PowerBI’. En koppel deze aan een gebruikersgroep. Bijvoorbeeld de gebruikersgroep ‘Applicatiebeheer’.

afas koppelen power bi opzetten app connector

·         Ga naar het tabblad ‘GetConnectoren’ en selecteer de zojuist aangemaakte GetConnector uit stap 1.

·         Dan naar tab ‘Algemeen’ en deblokkeer de App connector.

·         Nu ga je naar tab ‘Gebruikerstokens’ en klik je op ‘Nieuw’. Doorloop de wizard en kopieer de XML-code. Dit is een ‘token’.

·         Sla deze token op zodat je deze later weer terug kunt vinden.

·        Dan klikkerdeklik naar https://www.base64encode.org/ en plak de token in het veld. Klik vervolgens op ‘Encode’.

·         Je krijgt nu een nieuwe code. Kopieer deze code en sla ook deze code op, zodat je ‘m later weer terug kunt vinden.

Stap 3 - Data inladen van Power BI

·         Open Power BI Desktop en kies voor ‘Gegevens ophalen’.

·         Ga naar ‘Overige’ en kies voor ‘Web’ (zie hieronder)

afas data inladen power bi

·         Klik op ‘Verbinding maken’

·         Zet de weergave op ‘Geavanceerd’ en plak de volgende link in de eerste balk:

https://[omgevingnr].rest.afas.online/profitrestservices/connectors/[naamGetConnector]?skip=-1&take=-1

·         Vervang nu de stukjes [omgevingsnummer] en [naamGetConnector] door het daadwerkelijke omgevingsnummer en naam van de GetConnector (zonder [ ] tekens)

·         Het veld ‘Parameters van HTTP-aanvraagheader’ lijkt een dropdown menu, maar je kunt hier ook gewoon typen. Typ hier het woord ‘Authorization’. Vervolgens typ je in het veld ernaast het woord ‘AfasToken’ en plak je de ASCII code van de XML-token achter dit woord. Let op de spatie tussen Afas Token en de daadwerkelijke ASCII code.

afas koppelen power bi parameters

Done! Bam! Klaar! Hij doet het.

Stap 4 - PowerBI Dashboard opmaken en publiceren

·         Maak nu je PowerBI dashboard met de AFAS gegevens.

·         Ben je klaar dan kun je deze publiceren vanaf de desktop applicatie:

powerbi dashboard opmaken en publiceren

·         Ga naar de webomgeving van PowerBI.

Hier kun je je gepubliceerde dashboard bekijken. Maar om ervoor te zorgen dat de gegevens iedere dag opnieuw ververst worden, voer je nog één allerlaatste stap uit.

·         Klik op de drie puntjes achter de gegevensset:

instellingen power bi dashboard

·         Onder ‘Gegevensbronreferentie’ klik je op ‘Referenties bewerken’ en vul je het scherm als volgt in:

afas power bi organogram configureren

·         O, vergeet niet om het vinkje bij ‘Testverbinding overslaan’ even aan te zetten

·         Tot slot kun je bij ‘Geplande vernieuwing’ instellen wanneer de gegevens vernieuwd dienen te worden.

Het is je gelukt! De AFAS koppeling is compleet. Geniet van je inspanningen en alle tijd die je vanaf nu gaat overhouden. 

Lukt het koppelen toch niet? Of heb je er een vraag over? We helpen je graag op weg, zodat jij optimaal gebruik kunt maken van deze handige tool. Hiervoor bieden wij AFAS Consultancy aan.

Op de hoogte blijven van de nieuwste AFAS applicaties en alle de mogelijkheden? Houd onze Kennisbank in de gaten!

Bas Beekhuis
Payroll
Proces Bouwers AFAS
Waarom nog kiezen voor standaard?
Als je standaard de beste kan krijgen
proces bouwers gear oranje
Proces Bouwers 2022 | Alle rechten voorbehouden
Privacy Policy