Mailen met AFAS — Alles simpel uitgelegd (+ SPF, DKIM & DMARC)

door

02 feb 2024

Mailen is simpel. Maar mailen vanuit AFAS? Dat kan best complex zijn.

Want welke opties heb je? En hoe richt je dit in? En waar moet je precies zijn in AFAS?

En hoe zit het met het SPF, DKIM en DMARC? (Die je vanaf 1 feburari 2024 MOET hebben)

Allemaal vragen die ik inmiddels kan beantwoorden na heel wat jaren ervaring.

Maar online kon ik nog geen enkel artikel vinden dat het compleet én simpel uitlegt.
Dat heb ik voor je opgelost.

Voordat je een mail verstuurt vanuit AFAS maak je een keuze tussen twee opties:

  1. Mailen vanuit AFAS zelf (de mailservers van AFAS)
  2. Mailen vanuit je eigen server (die je koppelt aan AFAS)

Hieronder leg ik beide opties aan je uit. Vervolgens deel ik ook:

  • De instellingen die je sowieso moet vastleggen in AFAS, ongeacht welke optie je kiest.
  • Hoe je mails inricht in AFAS
  • Belangrijke tips om te zorgen dat je mails ook daadwerkelijk aankomen.

1. Mailen vanuit AFAS zelf – De mailserver van AFAS

AFAS biedt de mogelijkheid om te mailen vanuit hun servers. Dit is meest gekozen optie door organisaties. En dat is niet gek, want het heeft een grote waarde. Het scheelt inrichtingswerk én bespaart je maandelijkse kosten voor losse mailsoftware en servers.

Ondanks dat het simpel is in AFAS, moet je ook zelf wat instellinen buiten AFAS om. De mailserver van AFAS mailt namelijk vanuit jouw naam (domein). En je wil niet dat anderen zomaar die naam kunnen gebruiken. Dus moet je instellingen vastleggen op je domein waardoor de mailserver van AFAS dat wel mag.

Voordat je start met mailen moeten deze instellingen op je domein goed staan. Daarom beginnen we daarmee. Wat je nodig hebt, is een SPF-, DKIM- en DMARC-record. Wat zijn deze records?

SPF, DKIM en DMARC simpel uitgelegd

Er zijn drie onderdelen essentieel om in te richten om te mailen vanuit AFAS.

1. SPF (Sender Policy Framework)

Dit voorkomt dat anderen vanuit jouw (domein)naam kunnen mailen. Want met een SPF-record geef jij precies aan wie (= welke server) vanuit jouw naam mag mailen. Hier moet je dus de mailserver van AFAS aan toevoegen.

2. DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Dit zorgt voor zekerheid dat de mail daadwerkelijk van de afzender komt en dat de inhoud van de mail onderweg niet gewijzigd is. Met een DKIM voeg je een digitale handtekening toe aan je mail, die gekoppeld is aan je domein.

3. DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance)

Via DMARC geef je aan hoe de mailontvanger moet omgaan met de mail als er een SPF of DKIM ontbreekt (niets, spam of terugsturen). Zie het als een instelling voor SPF en DKIM die je toevoegt.

Hoe voeg je de SPF, DKIM en DMARC toe (voor het mailen vanuit AFAS)?

SPF, DKIM en DMARC moeten geregeld worden door de beheerder van AFAS en je domeinnaam.

Je moet op drie plekken zijn om de aanpassingen door te voeren:

  1. De instellingen van het domein (DNS)
  2. AFAS Klantportaal
  3. AFAS Profit

1. SPF record toevoegen voor mailen vanuit AFAS

  1. Zoek het SPF-record op (zeer waarschijnlijk bestaat deze al) of voeg deze zelf toe. Je SPF-record begint met “v=spf1”.
  2. Vul het SPF-Record aan met de waarde voor de mailserver van AFAS, dit is:

include:spf.afas.online

Voorbeeld van een SPF-record:

v=spf1 a mx include:spf.protection.outlook.com include:spf.afas.online ~all

2. DKIM toevoegen voor mailen vanuit AFAS

  1. Voeg twee CNAME-records toe aan je domein. Vervang daarbij “procesbouwers.nl” door jouw domeinnaam.

    Naam:
    afasonline1._domainkey.procesbouwers.nl
    Waarde:
    afasonline1.domainkey.afas.online

    Naam:
    afasonline2._domainkey.procesbouwers.nl
    Waarde:
    afasonline2.domainkey.afas.online
  2. Doe de aanvraag bij AFAS via het klantportaal. Ga hiervoor naar deze pagina. Klik op je abonnementsregel. Vervolgens klik je op “Profit – DKIM-aanvraag aanmaken”.
  3. Vul bij “DKIM-domein” jouw domeinnaam in zonder iets ervoor, dus bijvoorbeeld procesbouwers.nl en klik vervolgens op “Aanmaken”.
  4. Na het insturen ontvang je via de aanvraag een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze stel je in via Profit via “Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen”.
    Vervolgens op het tabblad “E-mail” vink je “DKIM toepassen bij uitgaande e-mail” aan. Vul daar het mailadres en wachtwoord in dat je hebt ontvangen.

3. DMARC toevoegen voor mailen vanuit AFAS

Een DMARC-record stel je maar één keer in voor je hele domein. Dit is niet specifiek voor AFAS. Het is wel essentieel dat je deze toevoegt.

Met een DMARC-record moet je kiezen hoe streng je wil omgaan met inkomende mails:

  • none” – geeft aan dat er niets moet gebeuren
  • quarantine” – plaatst mail in spam als er geen SPF of DKIM aanwezig is
  • reject” – Laat de mail terugsturen als er geen SPF of DKIM aanwezig is.

Voor nu is mijn advies om te kiezen voor “none”. Je kan altijd dit uitbreiden als je zeker weet dat alles verder goed staat bij al je software.

Je voegt een TXT-record toe op het domein. Vul bij beheer@procesbouwers.nl jouw mailadres in voor het beheer. Hierop ontvang je dan mails als het DMARC wordt uitgevoerd.

Naam:

_dmarc

Waarde:

v=DMARC1; p=none; pct=100; rua=mailto:youremail@example.com

De instellingen vastleggen in AFAS voor de mailserver van AFAS

Als je SPF, DKIM en DMARC goed staan, dan wordt het tijd om de instellingen vast te leggen in AFAS. Ga hiervoor in je AFAS Profit omgeving naar:

  • Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen
  • Ga naar het tabblad “E-mail”

Vul hier vervolgens het volgende in:

  • Type E-mailserver: AFAS Online (code 3)
  • Vul bij “Afzender automatische e-mail” het “hoofd” mailadres vanuit waar je wilt mailen.

Vanuit deze afzender worden alle mails verstuurd, als hier niet bewust van is afgeweken bij een mail. Kies daarom voor een algemene mailbox die hierbij past. Bijvoorbeeld “afas@jouworganisatie.nl” of “hr@jouworganisatie.nl”.

Kies een bestaand mailadres (dus niet een noreply), dit heeft invloed op de kans dat de mail aankomt. En niet onbelangrijk: zo krijg je reacties ook binnen.

2. Mailen vanuit je eigen Mailserver (en koppelen aan AFAS)

Een andere optie is mailen vanuit je eigen mailserver. Je koppelt dan je mailserver aan jouw AFAS-omgeving.

AFAS zet met deze optie de mails “klaar” voor jouw mailserver. Vervolgens verstuurt jouw mailserver de mails naar de ontvanger.
Het voordeel is dat je zo volledig controle hebt over de mailserver. Dat is ook direct het nadeel, want je moet meer inrichten.

Vanuit AFAS voer je de instellingen in op dezelfde plek als de instelling voor de mailserver van AFAS. Dat doe je via:

  • Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen
  • Ga naar het tabblad “E-mail

Vervolgens kies je voor “SMPT” of “Exchange Entra ID” bij de type e-mailserver“.

Gebruik de documentatie van AFAS voor het instellen van je eigen mailserver. Dan heb je de meest actuele informatie voor jouw situatie. Via deze link kom je precies op de juiste plek uit.

Belangrijke instellingen in AFAS voor mailen

Als je bovenstaande instellingen goed hebt staan, dan kan je al mailen met AFAS!
Toch zijn er nog een aantal instellingen belangrijk om te kennen.

Vanuit waar mail je in AFAS? – Mails toevoegen aan je proces

Binnen AFAS maak je mails niet handmatig. Je stelt ze in, waarna AFAS ze vervolgens (automatisch) verstuurt. Je moet de mails dus zien als onderdeel van je proces. De mogelijkheden die je hebt in AFAS zijn:

  • Binnen elke stap in de workflow
  • Vanuit een signaal
  • Als onderdeel van een functionaliteit (zoals het versturen van jaaropgaven)

De afzender bepalen voor je mails uit AFAS

AFAS kent drie verschillende niveaus om de afzender in te stellen. Het hoofd (omgevings)niveau is verplicht om in te stellen. Als je verder niets instelt, dan worden al je mails vanuit daar verstuurd. Je kan op een lager niveau afwijken van een “hogere” instelling.

  1. Op omgevingsniveau:
    Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen en dan het tabblad E-mail
  2. Op administratieniveau:
    Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen en dan op het tabblad Verstrekking
    Of op werkgeversniveau:
    HRM / Organisatie / Werkgever en dan op het tabblad Loonstrook/jaaropgave
  3. Op het bericht zelf (berichtsjabloon):
    Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon

De verstuurde mails vanuit AFAS inzien

Je vindt de mails die verstuurd worden vanuit AFAS terug via:
Algemeen / Beheer / Verzonden Email

Hoe zorg ik dat mijn mails goed aankomen?

Zelfs als je alles goed hebt staan, dan kan het nog voorkomen dat je mails niet aankomen. Om dit te voorkomen of te verhelpen moet je op de volgende zaken letten.

De kwaliteit van je contactenlijst

Mail je naar een verkeerd persoon? Niet alleen slordig, maar het kan ook zorgen voor een slechte server- en domein reputatie. Dit geldt ook als het mailadres niet bestaat.

Daarom is de kwaliteit van je contactenlijst essentieel. Zorg dat de invoer goed is, herstel mailadressen waarbij de mail terugkomt (bounce) en schoon periodiek de mails op.

Kies de juiste afzender

Vaak zie ik dat organisaties kiezen voor een noreply mailadres. Dat heeft twee nadelen:

  • Je hebt een grotere kans dat je in de spam belandt.
  • Als de mail terugkomt (bij een reactie of een fout), dan ontvang je deze niet.

Kies daarom altijd voor een bestaand mailadres. Voor het hoofd mailadres adviseer ik om een (gedeeld) mailadres aan te maken met “afas@jouworganisatie.nl”. Hierdoor ziet de ontvanger direct dat het een mail is vanuit AFAS.
Geef de beheerder van AFAS toegang tot dit mailadres. Zo ontvangt de beheerder ook de reacties die op deze mail komen.

Grote aantallen mails in een keer versturen (vanuit AFAS?)

Ben je van plan om een keer een groot aantal mails te versturen? Bedenk dan eerst of AFAS de juiste software is voor de actie.

Voor je medewerkers natuurlijk wel. Maar als het gaat om relaties buiten je organisatie (met bijvoorbeeld een marketing actie), dan zijn er betere oplossingen. De ontvanger verwacht geen mail van je, waardoor er een grotere kans is dat je in de spam belandt. Daar wil je volledige controle over hebben.

De mails die ik verstuur met AFAS Geheimen verstuur ik bijvoorbeeld niet via AFAS (terwijl het wel zou kunnen). Hiervoor gebruik ik specifieke mailsoftware (MailerLite). Hiermee heb ik volledige controle over het versturen van de mails en goede analyse mogelijkheden.

Hulp nodig, ook na het lezen van het artikel?

AFAS Consultancy

Jos Loock

Oprichter

Krijg gratis toegang tot alle AFAS Geheimen!

Ontwikkel jezelf in slechts 3 minuten per week.

Je ontvangt nu succesvol de AFAS Geheimen!