Compleet Overzicht van AFAS – Modules, Onderdelen en Licenties van AFAS Software

Welke software heeft AFAS?

We beginnen op het hoogste niveau. Welke software kent AFAS eigenlijk?

Omdat AFAS in standaarden denken is dat gelukkig simpel. Er zijn slechts twee verschillende versies:

1. AFAS (Profit)
2. AFAS SB (Small Business)

Het vlaggenschip van AFAS is “AFAS Profit”.

Wanneer we het over “AFAS” als software hebben, dan wordt altijd AFAS Profit bedoeld. Verreweg de meeste organisaties en gebruikers zitten op deze versie.

Naast Profit heeft AFAS ook een optie voor Zzp’ers en kleine ondernemingen. Dit is – zoals de naam verklapt – AFAS SB (Small Business).

In dit artikel focussen wij op AFAS Profit.

Welke licenties heeft AFAS?

Binnen AFAS Profit heb je voor de licentie ook de keuze tussen twee onderdelen.

AFAS HRM & Payroll

De HRM & Payroll licentie bevat alles wat je nodig hebt voor medewerkers.

AFAS ERP

Met de ERP-licentie heb je alle onderdelen van AFAS. Naast HRM & Payroll heb je ook onderdelen zoals “Projecten”, “Inkoop”, “Verkoop” en een heel boekhoudpakket.

Het mooie aan het model van AFAS is dat je niet betaalt per losse module. Je maakt een keuze tussen een van de twee licentiemodellen en kan vervolgens alles gebruiken.

Welke onderdelen heeft AFAS?

Nu heb je een beeld van de eerste keuzes voordat je AFAS opent. Maar als je AFAS opent, via waar doe je dat?

AFAS kent vier onderdelen via waar je kan inloggen.

1. Wat is AFAS Profit?

Dit is het onderdeel waarin je alle modules van AFAS beheert. Het wordt vaak “de achterkant” van AFAS genoemd, omdat hier het grootste deel van de inrichting en het beheer wordt uitgevoerd.

AFAS Profit wordt vooral gebruikt door de gebruikers waarin AFAS onderdeel is van hun werk. Denk aan de financiële administratie, HR en de functioneel beheerders.

De medewerkers van de organisatie loggen niet in via Profit. Dit doen zij via AFAS InSite.

2. Wat is AFAS InSite?

Op InSite zien medewerkers hun gegevens in of starten ze een actie. Denk aan het inzien van hun loonstrook of het aanvragen van verlof. AFAS Insite kan je zien als het intranet voor medewerkers.

3. Wat is AFAS OutSite?

AFAS OutSite lijkt op AFAS InSite, maar is dan bedoeld voor relaties buiten de organisatie. Denk aan sollicitanten (werkenbij website), leveranciers of klanten (klantportal).

4. Wat is de AFAS Pocket App

Naast InSite en Outsite is er nog een verlengstuk van AFAS Profit via een app. De AFAS Pocket App is bedoeld voor medewerkers om specifieke acties uit te voeren via hun telefoon. Zo hoeven zij niet in te loggen via een computer hun belangrijkste acties uit te voeren.

AFAS Online

Niet een specifiek onderdeel, maar wel belangrijk om te benoemen is “AFAS Online”. Dit is het cloudplatform van AFAS.

AFAS installeer je niet als een programma op je computer. Alles draait in de cloud. Zo log je in via een portaal. Na het inloggen op dit portaal heb je toegang tot de omgevingen waarop je bent toegevoegd.

Doordat al systeembeheer van servers, installatie, updates, backups en beveiliging door AFAS wordt uitgevoerd, hoef je hier zelf niets in te doen.

Welke modules heeft AFAS?

Nu komen we bij de inhoud! De modules van AFAS. Voordat we dat doen, moeten we eerst nog een andere vraag beantwoorden.

Wat is een module eigenlijk in AFAS?

De simpelste definitie van een module is: een onderdeel in software dat een specifieke functionaliteit uitvoert.

Doordat een functionaliteit in AFAS ook onderdeel kan zijn van een andere functionaliteit, heb je meerdere ‘lagen van modules’. Om het overzichtelijk te houden deel ik het in op:

• Hoofdmodules – Zoals door AFAS zelf gedefinieerd
• Submodules – Onderdelen binnen deze hoofdmodules

De hoofdmodules in AFAS

Een indeling van de hoofdmodules zie je terug in de menustructuur van AFAS Profit. Dat zijn de volgende onderdelen:

• Algemeen
• CRM
• HRM & Payroll
• Ordermanagement
• Financieel
• Projecten
• Abonnementen
• Fiscaal

Submodules in AFAS

Binnen de hoofdmodules van AFAS bestaan vele onderdelen die je ook kan zien als module. Voor het gemak noemen wij deze nu even submodules. In de rest van het artikel behandelen we de submodules per module.

Wel zijn er een aantal grote modules die ik ook graag even los noem:

• Workflow- en documentmanagement
• Koppelingen (AFAS Connectoren)
• Dashboarding en analyses
• Werving & Selectie
• Inkoop

Algemeen

We beginnen met de module “Algemeen”. Dit wordt algemeen genoemd, omdat hier onderdelen staan die niet specifiek bij een bedrijfsproces horen. De meeste functionaliteiten van de module algemeen zijn van toepassing op de andere modules binnen AFAS.

De belangrijkste onderdelen van de module Algemeen benoem ik hier.

Autorisatietool

De autorisatie wordt ook wel “het hart van de omgeving” genoemd. Hierin zitten alle functionaliteiten om rechten toe te kennen aan gebruikers. En dat zijn er nogal wat.

Een mooie functionaliteit binnen de autorisatietool is dat je rechten automatisch kan laten toekennen. Is iemand bijvoorbeeld manager? Dan krijgt deze medewerker automatisch de juiste rechten.

Dashboards, overzichten & analyses

Data analyseren is tegenwoordig essentieel voor de bedrijfsvoering. AFAS biedt hierin voldoende mogelijkheden. Naast de standaardweergaves in Profit kun je bijvoorbeeld werken met meegeleverde AFAS BI Dashboards. Ook heeft AFAS de mogelijkheid om zelf Analyses te maken. Daarin heb je de vrijheid zoals je ook hebt in Excel.

Koppelingen (Connectoren)

AFAS heeft uitgebreide mogelijkheden om koppelingen te maken. Zo kan je elk veld dat in AFAS voorkomt eruit halen, toevoegen, aanpassen of verwijderen. Daarmee is elke koppeling mogelijk.

Waarschijnlijk hoef je hier zelf niet mee aan de slag, omdat er al vele honderden koppelingen zijn gemaakt met andere software door koppelpartners van AFAS.

Agenda(integratie)

Doordat je veel afspraken en uren vastlegt in AFAS kent AFAS ook een eigen agenda. Deze afspraken kan je ook automatisch laten doorschieten naar je eigen agenda.

E-mail service

AFAS heeft eigen mailservers die je kan gebruiken met je eigen domeinnaam. Hierdoor kan je direct vanuit processen mailen.

CSRD

Vanaf 2024 is er nieuwe CSRD-wetgeving. Omdat AFAS als organisatie hierin voorop wil lopen (en natuurlijk zelf hun software gebruikt) weet je zeker dat alles wat je nodig hebt voor CSR(D) in de software van AFAS beschikbaar is. Dit vind je terug binnen de module Algemeen.

In- & OutSite

De inrichting van In- & OutSite doe je voor een deel in Profit. Zo publiceer je hier de pagina’s en kan je ze gedeeltelijk aanpassen. De verdere inrichting doe je op de In- of OutSite zelf.

Wat zit er binnen de module CRM van AFAS?

De eerste inhoudelijke module is CRM. Dit is namelijk de module die de basis vormt voor andere modules én in beide licenties voorkomt.

CRM staat voor “Customer Relationship Management”. Bij AFAS staat dit onderdeel dan ook geheel in het teken van relaties. Het bevat de gegevens van alle personen en organisaties die nodig zijn voor alle processen. Denk aan klanten, leveranciers en medewerkers.

Naast het bevatten van gegevens heeft CRM binnen AFAS ook vele andere toepassingsmogelijkheden.

Relatiemanagement

Het eerste logische onderdeel om te benoemen binnen CRM is natuurlijk relatiemanagement. Met AFAS kan je eenvoudig alles voor je relaties beheren. Of het nou een klantbezoek is, een offerte of een forecast. Elk contact heeft een eigen dossier waarin je alles kan terugvinden. Ook kan je een klantportaal maken via OutSite.

Verder zijn vrijwel alle processen van AFAS aangesloten op de contacten. Hierdoor kan je CRM heel breed inzetten. Bijvoorbeeld al eens gedacht aan een actie wanneer een klant jarig is, waarbij jij de tekst invult en deze vervolgens automatisch wordt opgestuurd? Niets is te gek.

Ook niet onbelangrijk: AFAS heeft een controle op dubbele CRM-contacten, zodat je omgeving niet vervuild.

Forecasting & Sales automation

Je gehele salesproces kan je laten lopen via AFAS. Van het eerste contact dat je vastlegt, prospectbeheer, contactmomenten tot aan een getekende offerte. Verder heb je onderdelen zoals targets en campagnebeheer.

Workflow- en documentmanagement

Dit onderdeel benoemde ik apart als submodule. Dit is misschien wel het krachtigste onderdeel binnen AFAS.

Elk proces dat stappen doorloopt gaat binnen AFAS via een workflow. Koppel daar vervolgens documenten aan (die automatisch worden gevuld) en je kan letterlijk elk proces automatiseren.

O ja, je kan ook je documenten digitaal ondertekenen met juridische geldigheid. En je kan werken met bewaartermijnen en daar automatisch op signaleren.

Cursussen & Evenementen

AFAS heeft binnen CRM een module voor de gehele administratie van cursussen en evenementen. Dit kan je mooi combineren met een OutSite website en je boekhouding via AFAS Financieel.

Je kan cursussen en evenementen zowel intern als extern inzetten.

Enquêtes

Een module die je weinig hoort langskomen, maar zeker waardevol is: de enquête. Hiermee kan je geautomatiseerd vragen versturen naar medewerkers of andere relaties. De data kan je vervolgens analyseren.

Wat zit er binnen de module HRM & Payroll van AFAS?

Misschien is dit wel de beste module van AFAS. Je kan hier alle processen voor HRM & Payroll automatiseren. Elke AFAS Profit klant heeft toegang tot deze onderdelen.

CAO & Wetgeving

Laten we beginnen met iets wat geen AFAS Geheim mag zijn.

AFAS houdt meer dan 200 cao’s up-to-date. Hierdoor voldoe je niet alleen automatisch aan relevante wet- en regelgeving, maar je bespaart ook enorm veel tijd. Op deze manier wordt het verlonen heel makkelijk gemaakt.

Payroll & Salarisadministratie

Naast de CAO heeft AFAS ook een enorm uitgebreide payroll functionaliteit. Loonadministrateurs die overstappen van andere software naar AFAS zie ik altijd dolgelukkig worden. Doordat AFAS Payroll zo uitgebreid is, kunnen zij zich maximaal richten op de automatisering en uitzonderingen.

• Keuzemodel
• Transitievergoeding
• Leningen
• Loonbeslagen
• Werkkostenregeling
• Overwerk

Employee en Management Self Service (ESS & MSS)

Binnen de standaardinrichting van AFAS werk je met Employee Self Service en Management Self Service. Dat betekent dat de acties en verwerking van gegevens zoveel mogelijk binnen de organisatie liggen.

Stel een medewerker verhuist. Dan kan de medewerker deze wijziging zelf doorvoeren. En voor een salarisverhoging heb je HR niet meer nodig. Dat kan de manager gewoon zelf doorvoeren.

Als je AFAS voor het eerst opent, dan staan er al veel processen klaar die je direct hiervoor kan gebruiken.

Werving & Selectie

Dit onderdeel binnen AFAS is inmiddels zo uitgebreid dat het eigenlijk een aparte hoofdmodule kan zijn.

Met de werving & selectie module automatiseer je het gehele recruitmentproces. Je maakt eenvoudig een eigen WerkenBij website en vacatures. Verder kan je alle stappen toevoegen die je verwacht bij een selectieproces. En dan als kers op de taart: de sollicitant kan je direct in dienst melden met alle gegevens. Dat scheelt veel fouten, frustratie en tijd.

Bijzondere onderdelen om nog te benoemen binnen werving & selectie van AFAS zijn de job alert en koppeling met Google Jobs.

Instroom, Doorstroom en Uitstroom

Alle mutaties van medewerkers kan je inrichten via een proces. Zo hoef je niet handmatig de mutaties toe te voegen, maar gaan die volledig via workflows op InSite. Je hebt bijvoorbeeld direct een arbeidsovereenkomst dat via de workflow gegenereerd wordt.

Verder zitten binnen dit onderdeel ook een ID-check (Valicare), werkroosters, opleidingen & cursussen. Je kan zelfs een geheel onboardingsportaal voor nieuwe medewerkers neerzetten. Hierop laat je nieuwe medewerkers in de eerste weken (of maanden) iedere gewenste dag automatisch workflows in hun takenbakje krijgen.

Thuiswerken

Tegenwoordig is voor veel organisaties gedeeltelijk thuiswerken een standaard. AFAS heeft hiervoor een onderdeel toegevoegd aan de software. Hiermee beheer je thuiswerkdagen en vergoedingen eenvoudig.

Talentmanagement

Ontwikkeling van medewerkers is essentieel. Hiervoor heeft AFAS een apart onderdeel. Hierin kan je competenties vastleggen en ontwikkelgesprekken inrichten. Verder kan je ook gebruikmaken van de 360 graden feedback.

Verlof

Met alle wet- en regelgeving kan verlof heel complex zijn. Via AFAS richt je alles in wat je hiervoor nodig hebt. Of het nu gaat om wettelijk- en bovenwettelijk verlof of (betaald) ouderschapsverlof. Elke verlofsoort is mogelijk. De gehele aanvraag en registratie gaat via workflows met de AFAS Pocket of InSite

Verzuim

Net als verlof kan verzuim ook ingewikkeld zijn met alle variaties die mogelijk zijn. Binnen AFAS heb je een volledige verzuimmodule, waardoor je alles kan vastleggen. Alle processen die je hiervoor nodig hebt kan je inrichten.

Een belangrijk onderdeel hierbinnen is bijvoorbeeld ‘Wet Verbetering Poortwachter. Hierbij krijgt HR of de leidinggevende op ieder moment automatisch de juiste workflow, waardoor geen stap wordt overgeslagen.

Declaraties

AFAS heeft een onderdeel van declaraties voor medewerkers. Hiermee kunnen zij hun onkosten eenvoudig declareren via AFAS Pocket of InSite. Via InSite kunnen meerdere declaraties tegelijk worden verstuurd via verzameldeclaraties.

Andere onderdelen binnen de module HRM & Payroll

Andere onderdelen die nog goed zijn om te benoemen voor de module HRM & Payroll:

• Werkgebonden personenmobiliteit
• Organigram
• Digitale aanlevering Arbodienst, UWV & Vernet
• Formatiebeheer
• Mogelijkheid meerdere dienstverbanden

Wat zit er binnen de module Financieel?

Binnen de module financieel heb je een enorm uitgebreid boekhoudpakket tot je beschikking. En doordat alle modules van AFAS met elkaar zijn gekoppeld, komen de cijfers automatisch samen in de module Financieel.

AFAS biedt met de module Financieel alles wat je van een compleet boekhoudpakket mag verwachten. Ik benoem de belangrijkste onderdelen.

Finance Auditor

AFAS biedt een boekhoudassistent aan die meer dan 100 mogelijke fouten in je boekhouding controleert, waarop je netjes een waarschwuing krijgt.

(E-)factureren

Binnen AFAS verwerk (en verstuur) je facturen volledig digitaal en UBL-ready. Je kan ze automatisch in het systeem krijgen of zelf toevoegen. Ook kan je een betaallink toevoegen aan je factuur en aanmaning en werken met verzamelfacturen.

Crediteuren- en Debiteurenbeheer

Voor je organisatie is het essentieel dat geld op tijd binnenkomt en eruit gaat. Binnen AFAS heb je alle mogelijkheden voor een volledig crediteuren- en debiteurenbeheer. Ook heb je de mogelijkheid tot automatisch betalen van crediteuren en automatische incasso van debiteuren. Verder kan je werken met kredietbepering & betalingskorting en een procuratieschema.

Contractbeheer

Als organisatie sluit je meerdere contracten af. Belangrijk is om inzicht hierin te hebben en op tijd signaleringen te krijgen. Hiervoor bestaat een apart onderdeel binnen financieel.

Btw-/ICP-aangifte

Heb je alles goed in het systeem gezet? Dan kan je de aangifte direct vanuit AFAS versturen naar de belastingdienst.

Ook biedt AFAS om een bestand te genereren voor de UBD-aangifte.

Budgettering en exploitatiemanagement

Boekhouding gaat niet alleen om inzicht in het verleden, maar ook om de toekomst. Binnen AFAS kan je een volledige budgettering inrichten met budgetscenario’s. Verder kan je werken met dagelijks bijgewerkte periodecijfers. Ook heb je de mogelijkheid tot (deel)budgethouders.

Integraties met andere modules

Belangrijk om apart te benoemen: alle andere modules van AFAS integreren met de financieel. Dit scheelt enorm veel tijd en voorkomt fouten binnen je administratieve processen.

Bankkoppelingen

AFAS biedt bankkoppelingen met de ING, Rabobank en ABN AMRO. Dit zorgt ervoor dat mutaties automatisch in AFAS komen en je bankbestanden direct naar de bank worden verstuurd.

Uiteraard kan je bankafschriften ook handmatig importeren.

Financiële administratieverwerking

Binnen financieel gaat het natuurlijk om de administratieverwerking. Binnen AFAS kan je werken meerdere administraties in één omgeving. Verder heb je vele functionaliteiten binnen de financiële administratieverwerking:

Hierbinnen heb je bijvoorbeeld de beginbalans, bankafschriften, facturen, loonjournaalposten, betaal- en incasso-opdrachten en vaste activa.

• Beginbalans
• Afletteren
• Vaste activa
• (Vaste) (loon)journaalposten
• Consolidatie
• Kolommenbalans
• Multivaluta
• Periodeafsluiting borgen
• Proef-/saldibalans
• Auditfile
• Transitorische posten
• Verbijzonderen tot 5 dimensies
• Rekening-courantverhouding
• Verslaglegging
• Automatisch verdelen verbijzonderingen
• Reserveringen en verplichtingen
• Wet Keten Aansprakelijkheid

Wat zit er in de module Projecten van AFAS?

AFAS heeft een volledige module voor de projectadministratie. Werk je op basis van projecten en/of moeten uren geregistreerd worden? Dan is deze module voor jou.

Projectadministratie

Alle administratie van projecten kan je uiteraard uitvoeren binnen deze module. Wat hier bijhoort zijn de onderdelen:

• Verkoopprijs- en kostprijstarieven (inclusief / exclusief Btw)
• Kostprijsberekening (o.b.v. uurloon)
• Projectdossiers
• Projectactiviteiten en voortgang
• Projectresultaten
• Projectfases
• Werken in teams (externe projectleden)
• Onderhanden werk

Voorcalculatie

Het is niet noodzakelijk, maar je kan werken met een voorcalculatie. Zo kan je de opdrachtgever duidelijk maken wat je verwachting is aan uren en materialen en kan je werken met voorraadhoudende artikelen. Dit onderdeel is verder geïntegreerd met de salesforecast en HRM. Je kan de voorcalculatie ook gebruiken om offertes te genereren.

Nacalculatie

De nacalculatie is de plek waar je de daadwerkelijk gemaakt uren, kosten en materialen boekt. Ook zit hier een integratie met bijvoorbeeld declaraties van medewerkers en uren zoals verlof en verzuim. Ook kan je werken met intercompany nacalculatie (& facturatie).

Urenregistratie

Uren (en kosten) laat je eenvoudig registreren via InSite of de Pocket App. Bijvoorbeeld via het Matrix-urenboeken (waar ik fan van ben!).

Projectfacturatie

Binnen de projectenmodule van AFAS zit ook een volledige projectfacturatie functionaliteit. Hiermee kan je werken met verschillende facturatiemethoden zoals zoals project-, termijn-, concept- en intercompanyfacturen.

Wat zit er in de module Abonnementen van AFAS?

Omdat deze module niet direct onder een andere module valt, is de Abonnementen module van AFAS ook een hoofdmodule. Wel is het de kleinste van alle modules. Maar dat zegt niets over de grote waarde van dit onderdeel.

Steeds meer organisaties werken met een abonnementsmodel, omdat het bijdraagt aan stabiele resterende omzet.

Abonnementsregistratie

Alles wat je nodig hebt om abonnementen in te richten zit verwerkt in de module. Je kan alle soorten abonnementen toevoegen die je maar kan bedenken. Belangrijk daarbij is dat je verschillende afwijkende incasso-opties hebt.

Abonnementsfacturatie

Je hoeft de module niet te verlaten om te facturereren. Er zit een aparte functionaliteit in om de abonnementen te facturereren.

Binnen de abonnemnetsfacturatie kan je werken met vreemde valuta, crediteringen en transitorische opbrengsten.

Ordermanagement

Ordermanagement met AFAS Software betekent volledige controle over je logistieke processen, van inkoop tot verkoop en alles daartussenin. Dit leidt tot efficiënter voorraadbeheer, minder administratieve lasten en meer tijd voor belangrijke zaken zoals klantenservice.

Productie

AFAS biedt je de mogelijkheid om het gehele productieproces te beheren. Zo kan je eenvoudig werken met onderdelen zoals:

• Artikelcockpit
• Partij- en serienummers
• Barcodes
• Assemblage
• Samenstellingen
• Verpakkingen en emballage

Voorraadbeheer

Je volledige voorraadbeheer kan je via AFAS ordermanagement uitvoeren. Onderdelen die hierbij horen zijn:

• Magazijnbeheer
• Magazijnoverboeking en -opboeking
• Inventarisatie
• Vaste verrekenprijs (VVP) per magazijn
• Verplaatsingvoorstellen

Inkoop

Voor de inkoop heb je een volledige module tot je beschikking. Zo kan je het gehele inkoopproces vastleggen met inkoopaanvragen, contractafspraken en goederenontvangst.

Ook heeft AFAS een OCI-koppeling met leveranciers. Hierdoor bestel je direct vanuit AFAS. Hier vind je de lijst van alle leveranciers.

Verkoop

Bij inkoop hoort natuurlijk ook de verkoop. Binnen ordermanagement van AFAS heb je hier een integratie met de financiële administratie. Je kan ook een eigen bestelportaal maken via OutSite.

Bij het facturatieproces heb je toegang tot de volgende onderdelen:

• Pakbonnen
• Prijzen en kortingen
• Offertes
• 3-weg match inkoopfactuur
• Self-billing
• Voorcalculatie / offerte met voorraad
• Handelsfuncties over meerdere financiële administraties
• Intercompany ordermanagement

Andere onderdelen binnen ordermanagement van AFAS

Verder zijn er nog een drietal onderdelen goed om los te benoemen binnen ordermanagement:

• Integratie met webshops
• CBS IHG-aangifte
• Electronic Data Interchange (EDI)