De standaardsjablonen voor mails van AFAS zijn enorm krachtig. Je gebruikt deze eenvoudig binnen alle stappen in worfklows of signalen. Het is zelfs mogelijk om deze aan te vullen met gegevens vanuit AFAS. Bijvoorbeeld de naam van de ontvanger in de aanhef.
Maar er is een beperking. Het blijft een standaardmail. Daarom krijg ik altijd de wens terug:
Een standaardsjabloon past niet altijd… Ik wil zelf mijn mails aanpassen of volledig zelf bepalen wat ik verstuur!
AFAS biedt dit niet aan binnen “de standaard”. Maar met een simpel trucje realiseer je dit alsnog.
1. Gebruik het gegevensveld “Laatste reactie” voor je volledige mail
Binnen AFAS kan je het veld “Laatste reactie” gebruiken.
Dit veld is in een update geïntroduceerd om inzicht te geven in weergaves en mails.
Maar wat als je dit veld gebruikt voor je héle mail?
Dan is het onderdeel “reactie” in de workflow opeens de volledige mail geworden. En heb je de volledige vrijheid om je mail te typen.
2. De inrichtingsstappen om “laatste reactie” te gebruiken
Dit is eenvoudig in te richten. Doe het volgende:
- Koppel een mail aan de juiste workflowstap
- Zet binnen deze mail alleen het veld “laatste reactie” als waarde (of maak een standaardformat met dit veld)
- Verplicht een reactie in de workflowactie waar je mail hebt gekoppeld
- Beschrijf in de toelichting wat de gebruiker moet doen
3. Waardevolle toevoeging: combineer dit met reactiesjablonen
Volledige vrijheid om je mails te typen is geweldig. Maar het wordt nóg beter als je ook templates gebruikt.
Vaak stuur je voor 80% dezelfde inhoudelijke mail, maar wil je ze net een tikje persoonlijker maken. Bijvoorbeeld bij een afwijzing van een sollicitatie.
Door reactiesjablonen te gebruiken heb je het beste van twee werelden. Je voegt direct een template-mail in en kan deze helemaal naar wens aanpassen.
Kom je er niet uit? Wij denken altijd graag met je mee. Klik hier om met ons in contact te komen.