AFAS vrij veld toevoegen; zo doe je dat

Hoe voeg ik een vrij veld toe

Uiteraard kun je gebruik maken van onze AFAS consultancy om je hierbij te helpen. Maar we vertellen je graag hoe je het ook zelf kunt doen!

Open de Management tool via Algemeen > Beheer > Management tool. Selecteer en open vervolgens de functiegroep waarin je een nieuw vrij veld wil toevoegen. 

Tip: zorg ervoor dat niemand in de functiegroep aan het werk is, zodat er geen foutmeldingen kunnen ontstaan. 

In het geopende venster selecteer je in het linker deel in welk bestand je een nieuw vrij veld wil toevoegen. Klik vervolgens op ‘Nieuw’. Of het ‘Groene plusje’ in het rechterdeel van het venster, om een nieuw vrij veld toe te voegen. Er opent een venster, waarin je het nieuwe vrije veld kunt definiëren. Klik op ‘Voltooien’, om het vrije veld aan te maken.

Let op! Het is niet meer mogelijk om het veldtype en de velden onder optie te wijzigen, nadat het veld is aangemaakt.

Uit welke verschillende veld types kan ik kiezen

Er zijn verschillende type velden te gebruiken bij een vrij veld. De zes meest gebruikte type velden bespreken we hieronder. Kijk hier voor een volledig overzicht. 

Tekst

Dit is een tekstveld van één regel met een maximum van 255 characters. Ideaal voor enkele woorden of als je kort van stof bent.

Memo & Memo met opmaak

Gebruik deze velden als je een veld van meer dan 255 characters nodig hebt. Je kunt bij dit type veld ook het aantal zichtbare regels instellen. Het verschil tussen deze twee type velden is, dat je bij ‘Memo met opmaak’ ook de ingevulde tekst kunt opmaken. Zo kun je jouw tekst een andere kleur geven, de lettergrootte wijzigen of een link toevoegen aan de tekst. Handig hè?

Datum & Datum/tijd

Bij deze type velden is het mogelijk om de datum en tijd op te slaan. Let op, is het veld aangemaakt dan kun je het niet meer aanpassen. Dus bedenk van tevoren wat je precies nodig hebt.

Numeriek of Decimaal getal

Dit zijn de enige twee type velden waarbij het mogelijk is om cijfers te gebruiken. Het verschil? Bij decimaal is het mogelijk om cijfers achter de komma te gebruiken. Bij numeriek wordt alleen met hele getallen gewerkt. 

Ja/Nee

Een ja of nee type veld slaat de gegeven op als een 1 of een 0. Het wordt weergegeven als een vinkveld. 

Tabelkoppeling

Met dit type veld koppel je een vooraf gevulde (vrije) tabel. Zo krijgt de gebruiker een dropdown- of keuzeveld te zien, waarin de waarden van de tabel terug te vinden zijn. Lees hieronder hoe je een vrije tabel aanmaakt.

Bestandskoppeling 

Een bestandskoppeling lijkt op een tabelkoppeling met een vrije tabel. Ook bij bestandskoppeling krijgt de gebruiker een dropdown- of keuzeveld te zien. Het verschil is dat je hier kiest uit waarden van een Profit-tabel. Denk bijvoorbeeld aan lijst van alle gebruikers die je kan kiezen vanuit een veld op de medewerker. Op deze manier koppel je twee tabellen aan elkaar. 

Deze optie gebruik je niet vaak en is voor de echte AFAS-eindbazen. Wees dus niet verbaasd als je ‘m niet direct snapt.

Vrije tabel aanmaken en koppelen aan een vrij veld

Een vrij veld koppeling met een vrije tabel is perfect als je wil dat de gebruiker alleen van vooraf bepaalde waarden gebruik kan maken. Bijvoorbeeld; wil jij dat de gebruiker alleen maar uit een lijst van 12 verschillende cursussen kan kiezen? Plaatsen deze cursussen dan in de tabel. Lekker praktisch; het is mogelijk om de tabel achteraf aan te vullen.

Open de weergave via Algemeen > Inrichting > Vrije tabel. Creëer een nieuwe tabel door links boven op de knop ‘Nieuw’ te klikken. Vul bij de omschrijving de naam in die je aan de tabel wil geven. Onthoud de naam goed! Je hebt deze later nodig om een vrij veld aan de tabel te koppelen. Vul nu de Lengte code en Lengte omschrijving in. Deze worden aan elkaar gekoppeld. Hierdoor is het later mogelijk om via een code de omschrijving op te vragen. Bijvoorbeeld; code 026 staat gelijk aan cursus Bedrijfshulpverlener (BHV). Gelukt? Vul nu de tabel met gegevens.

Vrij veld in de context

Nadat een vrij veld is aangemaakt, staat deze automatisch in de gekoppelde context. In de context kun je het vrije veld gewenste voorkeursinstellingen meegeven. Zoals voorkeurswaarden van het veld. Of dat het veld verplicht is. De context kan gekoppeld worden aan een profiel, zodat deze instellingen worden overgenomen.

Hoe voeg ik een vrij veld toe aan een tabblad

Het is alleen mogelijk om een vrij veld toe te voegen aan vrije tabbladen. Standaard meegeleverde tabbladen vanuit AFAS (Profit) kunnen niet worden aangepast. Je kunt natuurlijk wel een tabblad namaken.

Om een vrij veld aan een tabblad toe te voegen klik je dubbel op het gewenste tabblad. Nu opent een weergave waarin; de naam van het tabblad, een lijst met de beschikbare velden en een lijst met de velden op het tabblad te zien zijn. Via de pijlen in het midden, zijn de velden te verplaatsen tussen de verschillende lijsten. En te rangschikken binnen de lijsten.

Het autoriseren van tabbladen in AFAS Profit en voor InSite/OutSite

Nadat je een nieuw tabblad hebt aangemaakt, opent het scherm van de autorisatie tool. Tenminste, voor de gebruikers die hier de rechten voor hebben. Mocht je op een later moment de autorisatie willen aanpassen, dan kun je dit direct via de autorisatie tool doen. In de autorisatie tool open je via het linker tabblad ‘Onderhoud groepen’ de gebruikersgroep die je wil autoriseren voor het tabblad. In de rechter kolom klik je op het tabblad ‘Autorisatie’ en navigeer je naar het gewenste tabblad dat je wil autoriseren. Onderaan zie je de 3 autorisatie keuzes waaruit je kan kiezen.

Voor InSite en/of OutSite moeten tabbladen verschillend geautoriseerd worden. In Profit autoriseer je via ‘In & OutSite’de functionaliteit eigenschappen. Via ‘Pagina onderdelen’ selecteer je welke tabbladen de gebruiker mag bekijken, onderhouden of er helemaal niets mee mag doen of inzien.

Profit heeft verschillende vormen van vrije inrichting. En dat is fijn, want zo kun je het helemaal toespitsen op jouw organisatie, processen en wensen. Onderzoek voordat je begint met inrichten, eerst welke vorm het meest geschikt is voor jouw organisatie.

Krijg je de vrije velden niet naar wens ingericht? Of weet je niet waar te beginnen? Een van onze AFAS Specialisten helpt je graag verder met tips en een plan van aanpak.