Algemeen – Beheer – Autorisatie tool : Alt + A + B + A
Algemeen – Uitvoer – Beheer- Documenten : Alt + A + U + B + D
CRM – Dossier – Inrichting – Type dossieritem : Alt + C + D + I + T
HRM – Medewerker – Medewerker : Alt + H + M + M
Zijn er nog andere profit windows die je vaak gebruikt maar niet hier tussen staan? En wil je hier de sneltoetsen van weten? Kijk dan in het startmenu linksboven. Gebruik de Alt-toets om het menu te selecteren en kijk naar de letters die zijn onderstreept om de sneltoetsen te vinden.
2 Combinaties om snel te filteren binnen een weergave
Gebruik deze toetsen combinaties om snel te filteren op de waarden van het geselecteerde veld in een weergave.
Ctrl + plus (+) : Filter op alle waarden uit het geselecteerde veld
Ctrl + min (-) : Filter op alle waarden behalve uit het geselecteerde veld
Ctrl + L : Reset het filter veld
Ctrl + H : Een filter mee nemen naar het filter scherm
Ctrl + dubbelklik op kolom : Om na een snelfilter te sorteren in een ander gewenste kolom
3 Sneltoets combinaties in een profit wizard
Snel door de wizard van profit navigeren kan met onderstaande sneltoetscombinaties.
Esc : Wizard annuleren
Alt + V : Naar vorige scherm
Alt + O of F6 : Naar volgende scherm
Alt + L of F7 : Voltooien
F3 : Zoeken
Bonus tip: stel de sneltoetsen van Proces Bouwers als achtergrond in
Extra bonus tip: Kom je er niet uit? Dan kan AFAS Consultancy een uitkomst zijn.
Wat is de AFAS Pocket App en waarom moet je deze gebruiken?
Waarom wordt de AFAS Pocket App steeds vaker gebruikt door bedrijven, en waarom zou ook jij deze moeten gebruiken? Ondanks het feit dat er al 2 miljoen AFAS-gebruikers zijn, merken we dat een groot deel van hen de Pocket App nog niet gebruikt. Deze app biedt echter onmisbare voordelen die de efficiëntie en productiviteit binnen een organisatie aanzienlijk kunnen verhogen.
De AFAS Pocket App brengt een revolutie teweeg in bedrijfsautomatisering door onze werkwijze te transformeren naar beter tijd- en energiebeheer. Dit stelt teams in staat zich te concentreren op hun kerncompetenties en taken die bijdragen aan de organisatiedoelen. De app is bijna onmisbaar geworden voor de organisaties die wij hebben geholpen met implementatie, aangezien het de efficiëntie verhoogt, dagelijkse processen stroomlijnt en teams helpt om hun volledige potentieel te benutten.
Maar wat is de AFAS Pocket App precies? Dit is een app ontworpen om de administratie te stroomlijnen, zodat jij je kunt richten op je kerntaken. Met de AFAS Pocket app regelen medewerkers de belangrijkste taken en HR-zaken eenvoudig via hun telefoon of tablet. Of het nu gaat om het aanvragen van verlof, het raadplegen van loonstrookjes of andere essentiële functies, alles is slechts een paar tikken verwijderd, waar ze ook zijn.
Eén van de grootste pluspunten van de AFAS Pocket App is de automatisering van administratieve taken. In een omvangrijke onderneming kan administratie complex en tijdrovend zijn. Door deze processen te automatiseren, houdt het team meer tijd over voor kerntaken die waarde toevoegen aan het bedrijf.
Wil jij meer weten over de Pocket App? Plan dan een gratis uur consultancy aan bij Proces Bouwers! Dan kijken we samen waar de kansen liggen binnen jouw organisatie.
Klanten zelf gegevens laten wijzigen (klantportal)
Het plaatsen van eigen vacatures
Voor het gehele sollicitatieproces (werving & selectie)
Vragen van bezoekers of contact opnemen via een (invul)formulier
Good to know: bij OutSite tellen accounts niet mee in de licentie
In drie stappen naar jouw nieuwe InSite of OutSite website
Wil je aan de slag met het maken van een eigen InSite of OutSite website? Met deze drie praktische stappen maak je een vliegende start. Kom je er niet uit? Dan kan een AFAS Specialist jou hierbij ondersteunen.
1. Maak een plan
Waarvoor ga je de Insite of Outsite gebruiken? Wat moeten medewerkers kunnen inzien en doen? Hoe wil je dat sollicitanten of klanten door jouw proces lopen?
Hou er rekening mee dat je medewerkers, sollicitanten en klanten niet zo vaak de InSite of Outsite bekijken als jij. Voor hen is het vooral belangrijk dat het gebruiksvriendelijk is (User Experience) en prettig om te bezoeken (Look & Feel). Maak je InSite en Outsite dus vooral niet te groot met veel toeters en bellen.
Bonus inrichtingstip 1: bepaal vooraf de breedte van je website. Pas je dit later aan dan worden de breedtes op alle pagina’s aangepast.
2. Teken je InSite of Outsite uit in een schematische weergave
Begin niet direct met inrichten. Teken eerst de onderdelen uit van de InSite of Outsite. Welke onderdelen komen waar? Zo krijg je een goed overzicht van je site. Onder website nerds wordt dit ook wel een Wireframe genoemd. Zo’n wireframe kun je gewoon met post-its op een whiteboard maken. Zelf gebruik ik hiervoor de (eenvoudige!) software: Whimsical.
Bonus inrichtingstip 2: Maak eerst één pagina met alle onderdelen en elementen. Dit wordt jouw template-pagina. Deze pagina kun je kopiëren wanneer je een nieuwe maakt. Zo hoef je de onderdelen niet steeds opnieuw te maken. En behoud je één stijl over de hele website. Dat ziet professioneel uit én zorgt voor eenheid en herkenbaarheid op je website.
3. Bouw in een testversie
Maak een aparte versie van de InSite of OutSite door deze te kopiëren. Voordat je dat doet, kun je het beste ook het thema kopiëren en deze kopie koppelen aan de nieuwe site. Hetzelfde trucje kun je ook toepassen bij pagina’s door ze te kopiëren. Is de website naar wens? Dan kun je de weblocatie verplaatsen van liveversie naar testversie in Profit via: In & OutSite > (tabblad) Publiceren.
Let goed op! Pagina’s worden gedeeld over de hele omgeving. Dat betekent dat elke InSite-pagina op elke InSite te gebruiken is. Pas je iets aan op de pagina, dan pas je iets aan op elke InSite waar die pagina gebruikt wordt. Daarom adviseer ik om een kopie te maken van de pagina. Of deze in concept laten staan tot de wijziging doorgevoerd mag worden.
Hoe bouw je een InSite of OutSite website op?
Een goede opmaak van je pagina’s is belangrijk. Dat helpt de lezer de weg te vinden op je website en het maakt alle informatie beter leesbaar. Dit doe je door direct vanaf het begin een duidelijke structuur aan te brengen. Zo krijg je een overzichtelijke website, waarop alles gemakkelijk te vinden is. De Thema-editor helpt je hierbij. Hiermee kun je kiezen voor lettertypen en kleuren voor het menu banners, knoppen, weergaven, teksten enz. Zo bepaal je dus ook gelijk de huisstijl van jouw website.
Is je bouwtekening (in nerd taal: wireframe) klaar en weet je precies wat er op je website komt te staan? Dan begin je met bouwen. Je doet dit in de volgorde:
Secties
Indeling
Inhoud
Secties zijn de grote bouwstenen van je site. Het is de fundering die bepaalt waar onderdelen komen te staan. Zie het als een tabel waarin je kiest hoeveel rijen en kolommen je nodig hebt. Per rij kun je hierin afwijken. Eventueel pas je ook marges (afstanden tussen de blokken) toe.
Alle elementen van je tekening kun je via Indeling toevoegen. Denk aan: een titel, banners, knoppen, tekst met opmaak of handige plug-ins. Staat deze indeling als een huis en ben je er tevreden over? Dan is het tijd voor de laatste stap: je teksten toevoegen aan de Inhoudsblokken.
Hieronder bespreken we een aantal specifieke opties die je kunt gebruiken voor jouw website.
Pagina’s toevoegen
Wil je pagina’s toevoegen aan je InSite of Outsite? In Profit zijn er verschillende mogelijkheden beschikbaar. We snappen dat dit overweldigend kan zijn. Gelukkig gebruik je de meeste opties niet. Voor een pagina met verschillende onderdelen en gegevens is het heel simpel: gebruik standaard een portalpagina.
Een portalpagina gebruik je om gegevens te tonen. Ook plaats je hier knoppen naar pagina’s om gegevens in te sturen. De kracht van InSite en OutSite wordt hier duidelijk. Want de onderdelen op deze portalpagina zijn los te autoriseren. Zo ziet de gebruiker alleen de onderdelen waar hij recht op heeft. En bouw je voor iedere gebruiker een unieke ervaring. Hoppa, je bent ineens een echte UX-designer!
Naast de pagina’s die je aanmaakt of kopieert worden er ook pagina’s standaard door AFAS aangeleverd. Ideaal voor ons als gebruikers. Ook worden er automatisch pagina’s aangemaakt als je bijvoorbeeld een nieuw type dossieritem toevoegt. Doet AFAS ook voor je. Heerlijk!
Tip: hou het vooral zo simpel mogelijk. Ga niet onnodige portalpagina’s bouwen die niet gebruikt worden. Kan het op één portalpagina? Waarom zou je er dan twee bouwen? Vergeet niet dat de gebruiker slechts af en toe op de InSite of OutSite komt en direct op de juiste plek wil zijn.
Pagina bewerken in concept
Pas je een pagina van de site aan, dan wordt het eerst een concept. Dat herken je aan meerdere elementen die je hier ziet:
De originele, onbewerkte pagina blijft zichtbaar voor gebruikers.
Het concept is een kopie van de originele pagina.
Je kunt deze pagina nu wijzigen.
Ben je tevreden is over de pagina, dan kies je voor Concept publiceren.
De conceptpagina vervangt nu de originele pagina. Let op: dat kan enkele minuten duren voor gebruikers. In Sitebeheer is de wijziging wel direct zichtbaar.
Menu structuur
Wil je een menu-item toevoegen aan je website? Dat kan via het beheermenu in het onderdeel Site. Je plaatst het menu achter of onder een al bestaand menu-item.
Tip: je kunt menu-items ook wijzigen, verwijderen of onzichtbaar maken.
Thema bewerken
Een thema toevoegen doe je in Profit Windows, door een bestaand thema te kopiëren. Het bewerken van het thema kan vervolgens in InSite of OutSite. Hiervoor ga je naar Algemeen > In & Outsite > Thema en gebruik je bovenin de actieknop Kopiëren.
Tip: geef de kleurnummers die je niet gebruikt een opvallende kleur (bijvoorbeeld mooi roze). Op die manier weet je welke kleuren nog niet juist gekoppeld zijn.
Interne links toevoegen
Het toevoegen van interne links is fijn voor je lezers. Zo hoeven ze zelf niet steeds te zoeken. Je voegt een interne link toe via het tabblad: Pagina. Je klikt vervolgens op: Bewerken en selecteer de tekst waarnaar je wilt verwijzen. Bij de naam interne link vul je de naam van de pagina toe waar je naar verwijst. Klik daarna op: Aanpassen. Goed om te weten: je kunt interne links niet koppelen aan een afbeelding.
Nog 2 handige tips voor een vliegende start met InSite en Outsite
Gebruik in plaats van een afbeelding in een header een achtergrondafbeelding. Met een achtergrondafbeelding heb je geen last van beperkingen.
Vergeet niet om de pagina’s te autoriseren. Hou hier al rekening mee als je een pagina kopieert. Door een kopie wordt de autorisatie ook overgenomen.
Ik wens je super veel plezier bij het ontwerpen en inrichten van jouw eigen InSite of OutSite website. Heb je vragen over bepaalde stappen? Of lukt er iets niet? Onze AFAS Consultancy helpt je graag op weg!
Omdat voorkomen nu eenmaal beter is dan genezen, eerst even dit. Wat ik vaak merk, is dat we onszelf niet de tijd niet gunnen om vóór het inrichten van de Profit-database na te denken over de volgende zaken:
Wat leg je vast?
Waarom leg je het vast?
Voor en door wie wordt het vastgelegd?
Wat ga je op langere termijn met de data doen?
Welk probleem lost het op?
Op welke vraag geeft de data antwoord?
Er zijn uiteraard wettelijke verplichtingen voor het vastleggen van persoonlijke gegevens vanuit de AVG en General Data Protection Regulation (GDPR). Software leveranciers – zoals AFAS Profit – helpen je hier gelukkig bij. De tips in deze blog zijn bedoeld voor de meer praktische en handige data-wensen.
Let op: het is belangrijk om te voldoen aan de privacywet. De boete als je niet voldoet kan behoorlijk oplopen. Meer weten over wetgeving rondom AVG? En hoe je data op de juiste manier verwerkt in je systeem? Onze AFAS Consultancyhelpt je hier graag bij.
Laat data voor jou werken
Stel jezelf eerst de vraag: op welke processen in de organisatie geeft de data antwoord? Bijvoorbeeld:
‘HR beleid stelt dat we met management development en strategische personeelsplanning vooruit moeten plannen. Om zo de doelstellingen van de organisatie te behalen met competente resources.
Daarom nemen we assessments af. Leggen we de competenties vast. Borgen ontwikkeling. Administreren opleidingen, functiefamilies en leggen doorstroom-bewegingen vast van onze medewerkers.’
Start je met deze HR datagedreven vraag? En realiseer je je welk probleem ontstaat bij gebrek aan goede data? Dan kun je 100% van je doel bereiken! Neem daarom vooraf voldoende tijd, zodat data cleaning achteraf niet nodig is. Dat scheelt je een hoop tijd en stress. Wel zo rustig.
Toch het data overzicht kwijt?
Is het stadium van voorkomen voorbij? En zit er niets anders op dan te genezen? Geen zorgen, ook nu is er nog hoop!
Wil je gegevens uit Profit halen voor rapportage doeleinden? Maar krijg je het idee dat er het afgelopen jaar niet op de juiste manier is geadministreerd? Of is het medewerkersdossier niet meer overzichtelijk?
Geen paniek! Grijp deze kans aan om het goed aan te pakken. Je hebt de volgende opties:
Communiceer naar de verantwoordelijke medewerker dat de administratie zorgvuldiger gedaan moet worden. Geef via een digitale brief of taak de opdracht om de gegevens alsnog aan te vullen of te wijzigen. En leg uit waarom dit belangrijk is.
Pas de huidige werkwijze aan. Met waar nodig andere velden. Blijkbaar was de huidige werkwijze niet duidelijk genoeg.
Maak gebruik van een keuzetabel om vrije invoer te voorkomen. Zorg bijvoorbeeld voor een extra datumveld, zodat je door de tijd heen beter kunt analyseren.
Naast de UpdateConnectoren is er nog een manier om eenmalig veel records toe te voegen aan Profit: via een import.
Schoon vervolgens de data zo op, dat jij meer inzicht en grip hebt. Je kunt gemakkelijk alle gegevens uit Profit halen en deze op de juiste plek weer terugzetten. Of zelfs verrijken.
Twee tools die je hiervoor kunt gebruiken zijn: STKKR & U-Turn. Met STKKR Kun je bijvoorbeeld UpdateConnectoren aanroepen met een zelfgemaakt bestand.
Met U-Turn maak je met verschillende gegevensbronnen een dataset en automatiseer je (het opschonen) voor langere termijn. Of gebruik het om handwerk te automatiseren en kwalitatief te verhogen.
Tip: Er zijn binnen Proces Bouwers verschillende AFAS experts van onze AFAS Consultancy die je kunnen helpen met het herstructureren van data naar de juiste plek.
Het is nooit te laat!
Heb je opleidingen vastgelegd, maar niet op de juiste manier? Wil je eens flink de bezem door een digitaal dossier halen? Lukt die ene handige koppeling je niet? Of krijg je geen antwoord op je vragen op het (te ontwikkelen) HR beleid of je strategische HR doelen? Er zijn altijd mogelijkheden!
Data ligt niet vast. Je kunt de kwaliteit verhogen en opschonen, zodat jouw informatiebehoefte alsnog wordt beantwoord. Hiervoor zijn binnen de software van AFAS Profit vele mogelijkheden. Ook voor jouw data-probleem. Beloofd!
Heb je vragen of wil je meer informatie over de mogelijkheden? Wij denken graag mee met jouw data-uitdaging. Een AFAS Specialist van Proces Bouwers helpt je graag weer op weg!
Uiteraard kun je gebruik maken van onze AFAS consultancy om je hierbij te helpen. Maar we vertellen je graag hoe je het ook zelf kunt doen!
Open de Management tool via Algemeen > Beheer > Management tool. Selecteer en open vervolgens de functiegroep waarin je een nieuw vrij veld wil toevoegen.
Tip: zorg ervoor dat niemand in de functiegroep aan het werk is, zodat er geen foutmeldingen kunnen ontstaan.
In het geopende venster selecteer je in het linker deel in welk bestand je een nieuw vrij veld wil toevoegen. Klik vervolgens op ‘Nieuw’. Of het ‘Groene plusje’ in het rechterdeel van het venster, om een nieuw vrij veld toe te voegen. Er opent een venster, waarin je het nieuwe vrije veld kunt definiëren. Klik op ‘Voltooien’, om het vrije veld aan te maken.
Let op! Het is niet meer mogelijk om het veldtype en de velden onder optie te wijzigen, nadat het veld is aangemaakt.
Uit welke verschillende veld types kan ik kiezen
Er zijn verschillende type velden te gebruiken bij een vrij veld. De zes meest gebruikte type velden bespreken we hieronder. Kijk hier voor een volledig overzicht.
Tekst
Dit is een tekstveld van één regel met een maximum van 255 characters. Ideaal voor enkele woorden of als je kort van stof bent.
Memo & Memo met opmaak
Gebruik deze velden als je een veld van meer dan 255 characters nodig hebt. Je kunt bij dit type veld ook het aantal zichtbare regels instellen. Het verschil tussen deze twee type velden is, dat je bij ‘Memo met opmaak’ ook de ingevulde tekst kunt opmaken. Zo kun je jouw tekst een andere kleur geven, de lettergrootte wijzigen of een link toevoegen aan de tekst. Handig hè?
Datum & Datum/tijd
Bij deze type velden is het mogelijk om de datum en tijd op te slaan. Let op, is het veld aangemaakt dan kun je het niet meer aanpassen. Dus bedenk van tevoren wat je precies nodig hebt.
Numeriek of Decimaal getal
Dit zijn de enige twee type velden waarbij het mogelijk is om cijfers te gebruiken. Het verschil? Bij decimaal is het mogelijk om cijfers achter de komma te gebruiken. Bij numeriek wordt alleen met hele getallen gewerkt.
Ja/Nee
Een ja of nee type veld slaat de gegeven op als een 1 of een 0. Het wordt weergegeven als een vinkveld.
Tabelkoppeling
Met dit type veld koppel je een vooraf gevulde (vrije) tabel. Zo krijgt de gebruiker een dropdown- of keuzeveld te zien, waarin de waarden van de tabel terug te vinden zijn. Lees hieronder hoe je een vrije tabel aanmaakt.
Bestandskoppeling
Een bestandskoppeling lijkt op een tabelkoppeling met een vrije tabel. Ook bij bestandskoppeling krijgt de gebruiker een dropdown- of keuzeveld te zien. Het verschil is dat je hier kiest uit waarden van een Profit-tabel. Denk bijvoorbeeld aan lijst van alle gebruikers die je kan kiezen vanuit een veld op de medewerker. Op deze manier koppel je twee tabellen aan elkaar.
Deze optie gebruik je niet vaak en is voor de echte AFAS-eindbazen. Wees dus niet verbaasd als je ‘m niet direct snapt.
Vrije tabel aanmaken en koppelen aan een vrij veld
Een vrij veld koppeling met een vrije tabel is perfect als je wil dat de gebruiker alleen van vooraf bepaalde waarden gebruik kan maken. Bijvoorbeeld; wil jij dat de gebruiker alleen maar uit een lijst van 12 verschillende cursussen kan kiezen? Plaatsen deze cursussen dan in de tabel. Lekker praktisch; het is mogelijk om de tabel achteraf aan te vullen.
Open de weergave via Algemeen > Inrichting > Vrije tabel. Creëer een nieuwe tabel door links boven op de knop ‘Nieuw’ te klikken. Vul bij de omschrijving de naam in die je aan de tabel wil geven. Onthoud de naam goed! Je hebt deze later nodig om een vrij veld aan de tabel te koppelen. Vul nu de Lengte code en Lengte omschrijving in. Deze worden aan elkaar gekoppeld. Hierdoor is het later mogelijk om via een code de omschrijving op te vragen. Bijvoorbeeld; code 026 staat gelijk aan cursus Bedrijfshulpverlener (BHV). Gelukt? Vul nu de tabel met gegevens.
Vrij veld in de context
Nadat een vrij veld is aangemaakt, staat deze automatisch in de gekoppelde context. In de context kun je het vrije veld gewenste voorkeursinstellingen meegeven. Zoals voorkeurswaarden van het veld. Of dat het veld verplicht is. De context kan gekoppeld worden aan een profiel, zodat deze instellingen worden overgenomen.
Hoe voeg ik een vrij veld toe aan een tabblad
Het is alleen mogelijk om een vrij veld toe te voegen aan vrije tabbladen. Standaard meegeleverde tabbladen vanuit AFAS (Profit) kunnen niet worden aangepast. Je kunt natuurlijk wel een tabblad namaken.
Om een vrij veld aan een tabblad toe te voegen klik je dubbel op het gewenste tabblad. Nu opent een weergave waarin; de naam van het tabblad, een lijst met de beschikbare velden en een lijst met de velden op het tabblad te zien zijn. Via de pijlen in het midden, zijn de velden te verplaatsen tussen de verschillende lijsten. En te rangschikken binnen de lijsten.
Het autoriseren van tabbladen in AFAS Profit en voor InSite/OutSite
Nadat je een nieuw tabblad hebt aangemaakt, opent het scherm van de autorisatie tool. Tenminste, voor de gebruikers die hier de rechten voor hebben. Mocht je op een later moment de autorisatie willen aanpassen, dan kun je dit direct via de autorisatie tool doen. In de autorisatie tool open je via het linker tabblad ‘Onderhoud groepen’ de gebruikersgroep die je wil autoriseren voor het tabblad. In de rechter kolom klik je op het tabblad ‘Autorisatie’ en navigeer je naar het gewenste tabblad dat je wil autoriseren. Onderaan zie je de 3 autorisatie keuzes waaruit je kan kiezen.
Voor InSite en/of OutSite moeten tabbladen verschillend geautoriseerd worden. In Profit autoriseer je via ‘In & OutSite’de functionaliteit eigenschappen. Via ‘Pagina onderdelen’ selecteer je welke tabbladen de gebruiker mag bekijken, onderhouden of er helemaal niets mee mag doen of inzien.
Profit heeft verschillende vormen van vrije inrichting. En dat is fijn, want zo kun je het helemaal toespitsen op jouw organisatie, processen en wensen. Onderzoek voordat je begint met inrichten, eerst welke vorm het meest geschikt is voor jouw organisatie.
Krijg je de vrije velden niet naar wens ingericht? Of weet je niet waar te beginnen? Een van onze AFAS Specialisten helpt je graag verder met tips en een plan van aanpak.
