Data opschonen in AFAS Profit

Het begint allemaal hier

Omdat voorkomen nu eenmaal beter is dan genezen, eerst even dit. Wat ik vaak merk, is dat we onszelf niet de tijd niet gunnen om vóór het inrichten van de Profit-database na te denken over de volgende zaken: 

• Wat leg je vast?
• Waarom leg je het vast?
• Voor en door wie wordt het vastgelegd?
• Wat ga je op langere termijn met de data doen? 
• Welk probleem lost het op? 
• Op welke vraag geeft de data antwoord?

Er zijn uiteraard wettelijke verplichtingen voor het vastleggen van persoonlijke gegevens vanuit de AVG en General Data Protection Regulation (GDPR). Software leveranciers – zoals AFAS Profit – helpen je hier gelukkig bij. De tips in deze blog zijn bedoeld voor de meer praktische en handige data-wensen. 

Let op: het is belangrijk om te voldoen aan de privacywet. De boete als je niet voldoet kan behoorlijk oplopen. Meer weten over wetgeving rondom AVG? En hoe je data op de juiste manier verwerkt in je systeem? Onze AFAS Consultancyhelpt je hier graag bij. 

Laat data voor jou werken 

Stel jezelf eerst de vraag: op welke processen in de organisatie geeft de data antwoord? Bijvoorbeeld:

‘HR beleid stelt dat we met management development en strategische personeelsplanning vooruit moeten plannen. Om zo de doelstellingen van de organisatie te behalen met competente resources.  

Daarom nemen we assessments af. Leggen we de competenties vast. Borgen ontwikkeling. Administreren opleidingen, functiefamilies en leggen doorstroom-bewegingen vast van onze medewerkers.’  

Start je met deze HR datagedreven vraag? En realiseer je je welk probleem ontstaat bij gebrek aan goede data? Dan kun je 100% van je doel bereiken! Neem daarom vooraf voldoende tijd, zodat data cleaning achteraf niet nodig is. Dat scheelt je een hoop tijd en stress. Wel zo rustig. 

Toch het data overzicht kwijt? 

Is het stadium van voorkomen voorbij? En zit er niets anders op dan te genezen? Geen zorgen, ook nu is er nog hoop!  

Wil je gegevens uit Profit halen voor rapportage doeleinden? Maar krijg je het idee dat er het afgelopen jaar niet op de juiste manier is geadministreerd? Of is het medewerkersdossier niet meer overzichtelijk?  

Geen paniek! Grijp deze kans aan om het goed aan te pakken. Je hebt de volgende opties: 

1. Communiceer naar de verantwoordelijke medewerker dat de administratie zorgvuldiger gedaan moet worden. Geef via een digitale brief of taak de opdracht om de gegevens alsnog aan te vullen of te wijzigen. En leg uit waarom dit belangrijk is. 
2. Pas de huidige werkwijze aan. Met waar nodig andere velden. Blijkbaar was de huidige werkwijze niet duidelijk genoeg.
3. Maak gebruik van een keuzetabel om vrije invoer te voorkomen. Zorg bijvoorbeeld voor een extra datumveld, zodat je door de tijd heen beter kunt analyseren. 
4. Naast de UpdateConnectoren is er nog een manier om eenmalig veel records toe te voegen aan Profit: via een import.
5. Schoon vervolgens de data zo op, dat jij meer inzicht en grip hebt. Je kunt gemakkelijk alle gegevens uit Profit halen en deze op de juiste plek weer terugzetten. Of zelfs verrijken.
6. Twee tools die je hiervoor kunt gebruiken zijn: STKKR & U-Turn. Met STKKR Kun je bijvoorbeeld UpdateConnectoren aanroepen met een zelfgemaakt bestand. 
7. Met U-Turn maak je met verschillende gegevensbronnen een dataset en automatiseer je (het opschonen) voor langere termijn. Of gebruik het om handwerk te automatiseren en kwalitatief te verhogen.  

Tip: Er zijn binnen Proces Bouwers verschillende AFAS experts van onze AFAS Consultancy die je kunnen helpen met het herstructureren van data naar de juiste plek. 

Het is nooit te laat! 

Heb je opleidingen vastgelegd, maar niet op de juiste manier? Wil je eens flink de bezem door een digitaal dossier halen? Lukt die ene handige koppeling je niet? Of krijg je geen antwoord op je vragen op het (te ontwikkelen) HR beleid of je strategische HR doelen? Er zijn altijd mogelijkheden! 

Data ligt niet vast. Je kunt de kwaliteit verhogen en opschonen, zodat jouw informatiebehoefte alsnog wordt beantwoord. Hiervoor zijn binnen de software van AFAS Profit vele mogelijkheden. Ook voor jouw data-probleem. Beloofd! 

Heb je vragen of wil je meer informatie over de mogelijkheden? Wij denken graag mee met jouw data-uitdaging. Een AFAS Specialist van Proces Bouwers helpt je graag weer op weg!