Posts in category: Business

“Je bent niet geautoriseerd”

De zien die de meeste frustratie oproept onder gebruikers van AFAS. En helemaal als je dan moet opsporen hoe deze melding onstaat. Waarom ben je niet geautoriseerd in AFAS?

In dit artikel leg ik je snel en eenvoudig uit hoe je dit probleem oplost!

Want AFAS heeft prachtige mogelijkheden gemaakt om inzicht te krijgen in je autorisatie.

1. Inzicht in autorisatie per gebruiker (voor InSite)

Wat het meeste voorkomt is een niet-geautoriseerd melding voor een pagina op InSite. Voorheen ging ik de hele autorisatie uitpluizen voor deze gebruiker. Tot twee collega’s afgelopen week tegen mij zeiden: dat kan anders! Zo zie je dat je elke week nieuwe mogelijkheden ontdekt. Zo leren wij, AFAS mentoren, dagelijks van elkaar en houden wij elkaar up-to-date.

Er is in Profit blijkbaar een standaardfunctionaliteit om dit overzicht direct te krijgen.
Ga hiervoor in Profit naar Algemeen / Beheer / Autorisatie-inzicht / Pagina-autorisatie InSite. Je kiest de gebruiker en vervolgens krijg je een totaaloverzicht van alle pagina’s.

2. Totaaloverzicht van alle autorisatie

k hoor je na de vorige optie al denken: “maar dit werkt niet voor alle autorisatie…”

Klopt!

Gelukkig heeft AFAS ook een overzicht waarin je letterlijk alle autorisatie makkelijk inziet:

Dashboard Autorisatie.

Kijk hier maar eens hoe handig dit is.

Enige wat je hiervoor hoeft te doen:

1. Het dashboard publiceren
2. Het dashboard leren gebruiken (oftewel: nieuwe gewoonte aanleren)

Deze twee opties zijn voor mij (ook) nieuw.
Zelf ben ik gewend om de hele autorisatie te doorlopen.
Ik snap het dus goed als je moet wennen aan deze nieuwe werkwijze.
Maar ik kan je alvast verzekeren: het bespaart je zeeën aan tijd.

Wil je als eerste meer van dit soort inzichten gratis ontvangen in je inbox? Meld je dan aan voor AFAS Geheimen.

Voordat je een mail verstuurt vanuit AFAS maak je een keuze tussen twee opties:

1. Mailen vanuit AFAS zelf (de mailservers van AFAS)
2. Mailen vanuit je eigen server (die je koppelt aan AFAS)

Hieronder leg ik beide opties aan je uit. Vervolgens deel ik ook:

• Hoe je mails inricht in AFAS
• Belangrijke tips om te zorgen dat je mails ook daadwerkelijk aankomen

1. Mailen vanuit AFAS zelf – De mailserver van AFAS

AFAS biedt de mogelijkheid om te mailen vanuit hun servers. Dit is meest gekozen optie door organisaties. En dat is niet gek, want het heeft een grote waarde. Het scheelt inrichtingswerk én bespaart je maandelijkse kosten voor losse mailsoftware en servers.

Ondanks dat het simpel is in AFAS, moet je ook zelf wat instellinen buiten AFAS om. De mailserver van AFAS mailt namelijk vanuit jouw naam (domein). En je wil niet dat anderen zomaar die naam kunnen gebruiken. Dus moet je instellingen vastleggen op je domein waardoor de mailserver van AFAS dat wel mag.

Voordat je start met mailen moeten deze instellingen op je domein goed staan. Daarom beginnen we daarmee. Wat je nodig hebt, is een SPF-, DKIM- en DMARC-record. Wat zijn deze records?

SPF, DKIM en DMARC simpel uitgelegd

Er zijn drie onderdelen essentieel om in te richten om te mailen vanuit AFAS.

1. SPF (Sender Policy Framework)

Dit voorkomt dat anderen vanuit jouw (domein)naam kunnen mailen. Want met een SPF-record geef jij precies aan wie (= welke server) vanuit jouw naam mag mailen. Hier moet je dus de mailserver van AFAS aan toevoegen.

2. DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Dit zorgt voor zekerheid dat de mail daadwerkelijk van de afzender komt en dat de inhoud van de mail onderweg niet gewijzigd is. Met een DKIM voeg je een digitale handtekening toe aan je mail, die gekoppeld is aan je domein.

3. DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance)

Via DMARC geef je aan hoe de mailontvanger moet omgaan met de mail als er een SPF of DKIM ontbreekt (niets, spam of terugsturen). Zie het als een instelling voor SPF en DKIM die je toevoegt.

Hoe voeg je de SPF, DKIM en DMARC toe (voor het mailen vanuit AFAS)?

SPF, DKIM en DMARC moeten geregeld worden door de beheerder van AFAS en je domeinnaam.

Je moet op drie plekken zijn om de aanpassingen door te voeren:

1. De instellingen van het domein (DNS)
2. AFAS Klantportaal
3. AFAS Profit

1. SPF record toevoegen voor mailen vanuit AFAS

1. Zoek het SPF-record op (zeer waarschijnlijk bestaat deze al) of voeg deze zelf toe. Je SPF-record begint met “v=spf1”.
2. Vul het SPF-Record aan met de waarde voor de mailserver van AFAS, dit is:

include:spf.afas.online

Voorbeeld van een SPF-record:

v=spf1 a mx include:spf.protection.outlook.com include:spf.afas.online ~all

2. DKIM toevoegen voor mailen vanuit AFAS

1. Voeg twee CNAME-records toe aan je domein. Vervang daarbij “procesbouwers.nl” door jouw domeinnaam.
   
   Naam:
   afasonline1._domainkey.procesbouwers.nl
   Waarde:
   afasonline1.domainkey.afas.online
   
   Naam:
   afasonline2._domainkey.procesbouwers.nl
   Waarde:
   afasonline2.domainkey.afas.online
   
2. Doe de aanvraag bij AFAS via het klantportaal. Ga hiervoor naar deze pagina. Klik op je abonnementsregel. Vervolgens klik je op “Profit – DKIM-aanvraag aanmaken”.
   
3. Vul bij “DKIM-domein” jouw domeinnaam in zonder iets ervoor, dus bijvoorbeeld procesbouwers.nl en klik vervolgens op “Aanmaken”.
   
4. Na het insturen ontvang je via de aanvraag een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze stel je in via Profit via “Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen”.
   Vervolgens op het tabblad “E-mail” vink je “DKIM toepassen bij uitgaande e-mail” aan. Vul daar het mailadres en wachtwoord in dat je hebt ontvangen.

3. DMARC toevoegen voor mailen vanuit AFAS

Een DMARC-record stel je maar één keer in voor je hele domein. Dit is niet specifiek voor AFAS. Het is wel essentieel dat je deze toevoegt.

Met een DMARC-record moet je kiezen hoe streng je wil omgaan met inkomende mails:

• “none” – geeft aan dat er niets moet gebeuren
• “quarantine” – plaatst mail in spam als er geen SPF of DKIM aanwezig is
• “reject” – Laat de mail terugsturen als er geen SPF of DKIM aanwezig is.

Voor nu is mijn advies om te kiezen voor “none”. Je kan altijd dit uitbreiden als je zeker weet dat alles verder goed staat bij al je software.

Je voegt een TXT-record toe op het domein. Vul bij beheer@procesbouwers.nl jouw mailadres in voor het beheer. Hierop ontvang je dan mails als het DMARC wordt uitgevoerd.

Naam:

_dmarc

Waarde:

v=DMARC1; p=none; pct=100; rua=mailto:youremail@example.com

De instellingen vastleggen in AFAS voor de mailserver van AFAS

Als je SPF, DKIM en DMARC goed staan, dan wordt het tijd om de instellingen vast te leggen in AFAS. Ga hiervoor in je AFAS Profit omgeving naar:

• Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen
• Ga naar het tabblad “E-mail”

Vul hier vervolgens het volgende in:

• Type E-mailserver: AFAS Online (code 3)
• Vul bij “Afzender automatische e-mail” het “hoofd” mailadres vanuit waar je wilt mailen.

Vanuit deze afzender worden alle mails verstuurd, als hier niet bewust van is afgeweken bij een mail. Kies daarom voor een algemene mailbox die hierbij past. Bijvoorbeeld “afas@jouworganisatie.nl” of “hr@jouworganisatie.nl”.

Kies een bestaand mailadres (dus niet een noreply), dit heeft invloed op de kans dat de mail aankomt. En niet onbelangrijk: zo krijg je reacties ook binnen.

2. Mailen vanuit je eigen Mailserver (en koppelen aan AFAS)

Een andere optie is mailen vanuit je eigen mailserver. Je koppelt dan je mailserver aan jouw AFAS-omgeving.

AFAS zet met deze optie de mails “klaar” voor jouw mailserver. Vervolgens verstuurt jouw mailserver de mails naar de ontvanger.
Het voordeel is dat je zo volledig controle hebt over de mailserver. Dat is ook direct het nadeel, want je moet meer inrichten.

Vanuit AFAS voer je de instellingen in op dezelfde plek als de instelling voor de mailserver van AFAS. Dat doe je via:

• Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen
• Ga naar het tabblad “E-mail“

Vervolgens kies je voor “SMPT” of “Exchange Entra ID” bij de type e-mailserver“.

Gebruik de documentatie van AFAS voor het instellen van je eigen mailserver. Dan heb je de meest actuele informatie voor jouw situatie. Via deze link kom je precies op de juiste plek uit.

Belangrijke instellingen in AFAS voor mailen

Als je bovenstaande instellingen goed hebt staan, dan kan je al mailen met AFAS!
Toch zijn er nog een aantal instellingen belangrijk om te kennen.

Vanuit waar mail je in AFAS? – Mails toevoegen aan je proces

Binnen AFAS maak je mails niet handmatig. Je stelt ze in, waarna AFAS ze vervolgens (automatisch) verstuurt. Je moet de mails dus zien als onderdeel van je proces. De mogelijkheden die je hebt in AFAS zijn:

• Binnen elke stap in de workflow
• Vanuit een signaal
• Als onderdeel van een functionaliteit (zoals het versturen van jaaropgaven)

De afzender bepalen voor je mails uit AFAS

AFAS kent drie verschillende niveaus om de afzender in te stellen. Het hoofd (omgevings)niveau is verplicht om in te stellen. Als je verder niets instelt, dan worden al je mails vanuit daar verstuurd. Je kan op een lager niveau afwijken van een “hogere” instelling.

1. Op omgevingsniveau:
   Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen en dan het tabblad E-mail
2. Op administratieniveau:
   Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen en dan op het tabblad Verstrekking
   Of op werkgeversniveau:
   HRM / Organisatie / Werkgever en dan op het tabblad Loonstrook/jaaropgave
3. Op het bericht zelf (berichtsjabloon):
   Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon

De verstuurde mails vanuit AFAS inzien

Je vindt de mails die verstuurd worden vanuit AFAS terug via:
Algemeen / Beheer / Verzonden Email

Hoe zorg ik dat mijn mails goed aankomen?

Zelfs als je alles goed hebt staan, dan kan het nog voorkomen dat je mails niet aankomen. Om dit te voorkomen of te verhelpen moet je op de volgende zaken letten.

De kwaliteit van je contactenlijst

Mail je naar een verkeerd persoon? Niet alleen slordig, maar het kan ook zorgen voor een slechte server- en domein reputatie. Dit geldt ook als het mailadres niet bestaat.

Daarom is de kwaliteit van je contactenlijst essentieel. Zorg dat de invoer goed is, herstel mailadressen waarbij de mail terugkomt (bounce) en schoon periodiek de mails op.

Kies de juiste afzender

Vaak zie ik dat organisaties kiezen voor een noreply mailadres. Dat heeft twee nadelen:

• Je hebt een grotere kans dat je in de spam belandt.
• Als de mail terugkomt (bij een reactie of een fout), dan ontvang je deze niet.

Kies daarom altijd voor een bestaand mailadres. Voor het hoofd mailadres adviseer ik om een (gedeeld) mailadres aan te maken met “afas@jouworganisatie.nl”. Hierdoor ziet de ontvanger direct dat het een mail is vanuit AFAS.
Geef de beheerder van AFAS toegang tot dit mailadres. Zo ontvangt de beheerder ook de reacties die op deze mail komen.

Grote aantallen mails in een keer versturen (vanuit AFAS?)

Ben je van plan om een keer een groot aantal mails te versturen? Bedenk dan eerst of AFAS de juiste software is voor de actie.

Voor je medewerkers natuurlijk wel. Maar als het gaat om relaties buiten je organisatie (met bijvoorbeeld een marketing actie), dan zijn er betere oplossingen. De ontvanger verwacht geen mail van je, waardoor er een grotere kans is dat je in de spam belandt. Daar wil je volledige controle over hebben.

De mails die ik verstuur met AFAS Geheimen verstuur ik bijvoorbeeld niet via AFAS (terwijl het wel zou kunnen). Hiervoor gebruik ik specifieke mailsoftware (MailerLite). Hiermee heb ik volledige controle over het versturen van de mails en goede analyse mogelijkheden.

Welke software heeft AFAS?

We beginnen op het hoogste niveau. Welke software kent AFAS eigenlijk?

Omdat AFAS in standaarden denken is dat gelukkig simpel. Er zijn slechts twee verschillende versies:

1. AFAS (Profit)
2. AFAS SB (Small Business)

Het vlaggenschip van AFAS is “AFAS Profit”.

Wanneer we het over “AFAS” als software hebben, dan wordt altijd AFAS Profit bedoeld. Verreweg de meeste organisaties en gebruikers zitten op deze versie.

Naast Profit heeft AFAS ook een optie voor Zzp’ers en kleine ondernemingen. Dit is – zoals de naam verklapt – AFAS SB (Small Business).

In dit artikel focussen wij op AFAS Profit.

Welke licenties heeft AFAS?

Binnen AFAS Profit heb je voor de licentie ook de keuze tussen twee onderdelen.

AFAS HRM & Payroll

De HRM & Payroll licentie bevat alles wat je nodig hebt voor medewerkers.

AFAS ERP

Met de ERP-licentie heb je alle onderdelen van AFAS. Naast HRM & Payroll heb je ook onderdelen zoals “Projecten”, “Inkoop”, “Verkoop” en een heel boekhoudpakket.

Het mooie aan het model van AFAS is dat je niet betaalt per losse module. Je maakt een keuze tussen een van de twee licentiemodellen en kan vervolgens alles gebruiken.

Welke onderdelen heeft AFAS?

Nu heb je een beeld van de eerste keuzes voordat je AFAS opent. Maar als je AFAS opent, via waar doe je dat?

AFAS kent vier onderdelen via waar je kan inloggen.

1. Wat is AFAS Profit?

Dit is het onderdeel waarin je alle modules van AFAS beheert. Het wordt vaak “de achterkant” van AFAS genoemd, omdat hier het grootste deel van de inrichting en het beheer wordt uitgevoerd.

AFAS Profit wordt vooral gebruikt door de gebruikers waarin AFAS onderdeel is van hun werk. Denk aan de financiële administratie, HR en de functioneel beheerders.

De medewerkers van de organisatie loggen niet in via Profit. Dit doen zij via AFAS InSite.

2. Wat is AFAS InSite?

Op InSite zien medewerkers hun gegevens in of starten ze een actie. Denk aan het inzien van hun loonstrook of het aanvragen van verlof. AFAS Insite kan je zien als het intranet voor medewerkers.

3. Wat is AFAS OutSite?

AFAS OutSite lijkt op AFAS InSite, maar is dan bedoeld voor relaties buiten de organisatie. Denk aan sollicitanten (werkenbij website), leveranciers of klanten (klantportal).

4. Wat is de AFAS Pocket App

Naast InSite en Outsite is er nog een verlengstuk van AFAS Profit via een app. De AFAS Pocket App is bedoeld voor medewerkers om specifieke acties uit te voeren via hun telefoon. Zo hoeven zij niet in te loggen via een computer hun belangrijkste acties uit te voeren.

AFAS Online

Niet een specifiek onderdeel, maar wel belangrijk om te benoemen is “AFAS Online”. Dit is het cloudplatform van AFAS.

AFAS installeer je niet als een programma op je computer. Alles draait in de cloud. Zo log je in via een portaal. Na het inloggen op dit portaal heb je toegang tot de omgevingen waarop je bent toegevoegd.

Doordat al systeembeheer van servers, installatie, updates, backups en beveiliging door AFAS wordt uitgevoerd, hoef je hier zelf niets in te doen.

Welke modules heeft AFAS?

Nu komen we bij de inhoud! De modules van AFAS. Voordat we dat doen, moeten we eerst nog een andere vraag beantwoorden.

Wat is een module eigenlijk in AFAS?

De simpelste definitie van een module is: een onderdeel in software dat een specifieke functionaliteit uitvoert.

Doordat een functionaliteit in AFAS ook onderdeel kan zijn van een andere functionaliteit, heb je meerdere ‘lagen van modules’. Om het overzichtelijk te houden deel ik het in op:

• Hoofdmodules – Zoals door AFAS zelf gedefinieerd
• Submodules – Onderdelen binnen deze hoofdmodules

De hoofdmodules in AFAS

Een indeling van de hoofdmodules zie je terug in de menustructuur van AFAS Profit. Dat zijn de volgende onderdelen:

• Algemeen
• CRM
• HRM & Payroll
• Ordermanagement
• Financieel
• Projecten
• Abonnementen
• Fiscaal

Submodules in AFAS

Binnen de hoofdmodules van AFAS bestaan vele onderdelen die je ook kan zien als module. Voor het gemak noemen wij deze nu even submodules. In de rest van het artikel behandelen we de submodules per module.

Wel zijn er een aantal grote modules die ik ook graag even los noem:

• Workflow- en documentmanagement
• Koppelingen (AFAS Connectoren)
• Dashboarding en analyses
• Werving & Selectie
• Inkoop

Algemeen

We beginnen met de module “Algemeen”. Dit wordt algemeen genoemd, omdat hier onderdelen staan die niet specifiek bij een bedrijfsproces horen. De meeste functionaliteiten van de module algemeen zijn van toepassing op de andere modules binnen AFAS.

De belangrijkste onderdelen van de module Algemeen benoem ik hier.

Autorisatietool

De autorisatie wordt ook wel “het hart van de omgeving” genoemd. Hierin zitten alle functionaliteiten om rechten toe te kennen aan gebruikers. En dat zijn er nogal wat.

Een mooie functionaliteit binnen de autorisatietool is dat je rechten automatisch kan laten toekennen. Is iemand bijvoorbeeld manager? Dan krijgt deze medewerker automatisch de juiste rechten.

Dashboards, overzichten & analyses

Data analyseren is tegenwoordig essentieel voor de bedrijfsvoering. AFAS biedt hierin voldoende mogelijkheden. Naast de standaardweergaves in Profit kun je bijvoorbeeld werken met meegeleverde AFAS BI Dashboards. Ook heeft AFAS de mogelijkheid om zelf Analyses te maken. Daarin heb je de vrijheid zoals je ook hebt in Excel.

Koppelingen (Connectoren)

AFAS heeft uitgebreide mogelijkheden om koppelingen te maken. Zo kan je elk veld dat in AFAS voorkomt eruit halen, toevoegen, aanpassen of verwijderen. Daarmee is elke koppeling mogelijk.

Waarschijnlijk hoef je hier zelf niet mee aan de slag, omdat er al vele honderden koppelingen zijn gemaakt met andere software door koppelpartners van AFAS.

Agenda(integratie)

Doordat je veel afspraken en uren vastlegt in AFAS kent AFAS ook een eigen agenda. Deze afspraken kan je ook automatisch laten doorschieten naar je eigen agenda.

E-mail service

AFAS heeft eigen mailservers die je kan gebruiken met je eigen domeinnaam. Hierdoor kan je direct vanuit processen mailen.

CSRD

Vanaf 2024 is er nieuwe CSRD-wetgeving. Omdat AFAS als organisatie hierin voorop wil lopen (en natuurlijk zelf hun software gebruikt) weet je zeker dat alles wat je nodig hebt voor CSR(D) in de software van AFAS beschikbaar is. Dit vind je terug binnen de module Algemeen.

In- & OutSite

De inrichting van In- & OutSite doe je voor een deel in Profit. Zo publiceer je hier de pagina’s en kan je ze gedeeltelijk aanpassen. De verdere inrichting doe je op de In- of OutSite zelf.

Wat zit er binnen de module CRM van AFAS?

De eerste inhoudelijke module is CRM. Dit is namelijk de module die de basis vormt voor andere modules én in beide licenties voorkomt.

CRM staat voor “Customer Relationship Management”. Bij AFAS staat dit onderdeel dan ook geheel in het teken van relaties. Het bevat de gegevens van alle personen en organisaties die nodig zijn voor alle processen. Denk aan klanten, leveranciers en medewerkers.

Naast het bevatten van gegevens heeft CRM binnen AFAS ook vele andere toepassingsmogelijkheden.

Relatiemanagement

Het eerste logische onderdeel om te benoemen binnen CRM is natuurlijk relatiemanagement. Met AFAS kan je eenvoudig alles voor je relaties beheren. Of het nou een klantbezoek is, een offerte of een forecast. Elk contact heeft een eigen dossier waarin je alles kan terugvinden. Ook kan je een klantportaal maken via OutSite.

Verder zijn vrijwel alle processen van AFAS aangesloten op de contacten. Hierdoor kan je CRM heel breed inzetten. Bijvoorbeeld al eens gedacht aan een actie wanneer een klant jarig is, waarbij jij de tekst invult en deze vervolgens automatisch wordt opgestuurd? Niets is te gek.

Ook niet onbelangrijk: AFAS heeft een controle op dubbele CRM-contacten, zodat je omgeving niet vervuild.

Forecasting & Sales automation

Je gehele salesproces kan je laten lopen via AFAS. Van het eerste contact dat je vastlegt, prospectbeheer, contactmomenten tot aan een getekende offerte. Verder heb je onderdelen zoals targets en campagnebeheer.

Workflow- en documentmanagement

Dit onderdeel benoemde ik apart als submodule. Dit is misschien wel het krachtigste onderdeel binnen AFAS.

Elk proces dat stappen doorloopt gaat binnen AFAS via een workflow. Koppel daar vervolgens documenten aan (die automatisch worden gevuld) en je kan letterlijk elk proces automatiseren.

O ja, je kan ook je documenten digitaal ondertekenen met juridische geldigheid. En je kan werken met bewaartermijnen en daar automatisch op signaleren.

Cursussen & Evenementen

AFAS heeft binnen CRM een module voor de gehele administratie van cursussen en evenementen. Dit kan je mooi combineren met een OutSite website en je boekhouding via AFAS Financieel.

Je kan cursussen en evenementen zowel intern als extern inzetten.

Enquêtes

Een module die je weinig hoort langskomen, maar zeker waardevol is: de enquête. Hiermee kan je geautomatiseerd vragen versturen naar medewerkers of andere relaties. De data kan je vervolgens analyseren.

Wat zit er binnen de module HRM & Payroll van AFAS?

Misschien is dit wel de beste module van AFAS. Je kan hier alle processen voor HRM & Payroll automatiseren. Elke AFAS Profit klant heeft toegang tot deze onderdelen.

CAO & Wetgeving

Laten we beginnen met iets wat geen AFAS Geheim mag zijn.

AFAS houdt meer dan 200 cao’s up-to-date. Hierdoor voldoe je niet alleen automatisch aan relevante wet- en regelgeving, maar je bespaart ook enorm veel tijd. Op deze manier wordt het verlonen heel makkelijk gemaakt.

Payroll & Salarisadministratie

Naast de CAO heeft AFAS ook een enorm uitgebreide payroll functionaliteit. Loonadministrateurs die overstappen van andere software naar AFAS zie ik altijd dolgelukkig worden. Doordat AFAS Payroll zo uitgebreid is, kunnen zij zich maximaal richten op de automatisering en uitzonderingen.

• Keuzemodel
• Transitievergoeding
• Leningen
• Loonbeslagen
• Werkkostenregeling
• Overwerk

Employee en Management Self Service (ESS & MSS)

Binnen de standaardinrichting van AFAS werk je met Employee Self Service en Management Self Service. Dat betekent dat de acties en verwerking van gegevens zoveel mogelijk binnen de organisatie liggen.

Stel een medewerker verhuist. Dan kan de medewerker deze wijziging zelf doorvoeren. En voor een salarisverhoging heb je HR niet meer nodig. Dat kan de manager gewoon zelf doorvoeren.

Als je AFAS voor het eerst opent, dan staan er al veel processen klaar die je direct hiervoor kan gebruiken.

Werving & Selectie

Dit onderdeel binnen AFAS is inmiddels zo uitgebreid dat het eigenlijk een aparte hoofdmodule kan zijn.

Met de werving & selectie module automatiseer je het gehele recruitmentproces. Je maakt eenvoudig een eigen WerkenBij website en vacatures. Verder kan je alle stappen toevoegen die je verwacht bij een selectieproces. En dan als kers op de taart: de sollicitant kan je direct in dienst melden met alle gegevens. Dat scheelt veel fouten, frustratie en tijd.

Bijzondere onderdelen om nog te benoemen binnen werving & selectie van AFAS zijn de job alert en koppeling met Google Jobs.

Instroom, Doorstroom en Uitstroom

Alle mutaties van medewerkers kan je inrichten via een proces. Zo hoef je niet handmatig de mutaties toe te voegen, maar gaan die volledig via workflows op InSite. Je hebt bijvoorbeeld direct een arbeidsovereenkomst dat via de workflow gegenereerd wordt.

Verder zitten binnen dit onderdeel ook een ID-check (Valicare), werkroosters, opleidingen & cursussen. Je kan zelfs een geheel onboardingsportaal voor nieuwe medewerkers neerzetten. Hierop laat je nieuwe medewerkers in de eerste weken (of maanden) iedere gewenste dag automatisch workflows in hun takenbakje krijgen.

Thuiswerken

Tegenwoordig is voor veel organisaties gedeeltelijk thuiswerken een standaard. AFAS heeft hiervoor een onderdeel toegevoegd aan de software. Hiermee beheer je thuiswerkdagen en vergoedingen eenvoudig.

Talentmanagement

Ontwikkeling van medewerkers is essentieel. Hiervoor heeft AFAS een apart onderdeel. Hierin kan je competenties vastleggen en ontwikkelgesprekken inrichten. Verder kan je ook gebruikmaken van de 360 graden feedback.

Verlof

Met alle wet- en regelgeving kan verlof heel complex zijn. Via AFAS richt je alles in wat je hiervoor nodig hebt. Of het nu gaat om wettelijk- en bovenwettelijk verlof of (betaald) ouderschapsverlof. Elke verlofsoort is mogelijk. De gehele aanvraag en registratie gaat via workflows met de AFAS Pocket of InSite

Verzuim

Net als verlof kan verzuim ook ingewikkeld zijn met alle variaties die mogelijk zijn. Binnen AFAS heb je een volledige verzuimmodule, waardoor je alles kan vastleggen. Alle processen die je hiervoor nodig hebt kan je inrichten.

Een belangrijk onderdeel hierbinnen is bijvoorbeeld ‘Wet Verbetering Poortwachter. Hierbij krijgt HR of de leidinggevende op ieder moment automatisch de juiste workflow, waardoor geen stap wordt overgeslagen.

Declaraties

AFAS heeft een onderdeel van declaraties voor medewerkers. Hiermee kunnen zij hun onkosten eenvoudig declareren via AFAS Pocket of InSite. Via InSite kunnen meerdere declaraties tegelijk worden verstuurd via verzameldeclaraties.

Andere onderdelen binnen de module HRM & Payroll

Andere onderdelen die nog goed zijn om te benoemen voor de module HRM & Payroll:

• Werkgebonden personenmobiliteit
• Organigram
• Digitale aanlevering Arbodienst, UWV & Vernet
• Formatiebeheer
• Mogelijkheid meerdere dienstverbanden

Wat zit er binnen de module Financieel?

Binnen de module financieel heb je een enorm uitgebreid boekhoudpakket tot je beschikking. En doordat alle modules van AFAS met elkaar zijn gekoppeld, komen de cijfers automatisch samen in de module Financieel.

AFAS biedt met de module Financieel alles wat je van een compleet boekhoudpakket mag verwachten. Ik benoem de belangrijkste onderdelen.

Finance Auditor

AFAS biedt een boekhoudassistent aan die meer dan 100 mogelijke fouten in je boekhouding controleert, waarop je netjes een waarschwuing krijgt.

(E-)factureren

Binnen AFAS verwerk (en verstuur) je facturen volledig digitaal en UBL-ready. Je kan ze automatisch in het systeem krijgen of zelf toevoegen. Ook kan je een betaallink toevoegen aan je factuur en aanmaning en werken met verzamelfacturen.

Crediteuren- en Debiteurenbeheer

Voor je organisatie is het essentieel dat geld op tijd binnenkomt en eruit gaat. Binnen AFAS heb je alle mogelijkheden voor een volledig crediteuren- en debiteurenbeheer. Ook heb je de mogelijkheid tot automatisch betalen van crediteuren en automatische incasso van debiteuren. Verder kan je werken met kredietbepering & betalingskorting en een procuratieschema.

Contractbeheer

Als organisatie sluit je meerdere contracten af. Belangrijk is om inzicht hierin te hebben en op tijd signaleringen te krijgen. Hiervoor bestaat een apart onderdeel binnen financieel.

Btw-/ICP-aangifte

Heb je alles goed in het systeem gezet? Dan kan je de aangifte direct vanuit AFAS versturen naar de belastingdienst.

Ook biedt AFAS om een bestand te genereren voor de UBD-aangifte.

Budgettering en exploitatiemanagement

Boekhouding gaat niet alleen om inzicht in het verleden, maar ook om de toekomst. Binnen AFAS kan je een volledige budgettering inrichten met budgetscenario’s. Verder kan je werken met dagelijks bijgewerkte periodecijfers. Ook heb je de mogelijkheid tot (deel)budgethouders.

Integraties met andere modules

Belangrijk om apart te benoemen: alle andere modules van AFAS integreren met de financieel. Dit scheelt enorm veel tijd en voorkomt fouten binnen je administratieve processen.

Bankkoppelingen

AFAS biedt bankkoppelingen met de ING, Rabobank en ABN AMRO. Dit zorgt ervoor dat mutaties automatisch in AFAS komen en je bankbestanden direct naar de bank worden verstuurd.

Uiteraard kan je bankafschriften ook handmatig importeren.

Financiële administratieverwerking

Binnen financieel gaat het natuurlijk om de administratieverwerking. Binnen AFAS kan je werken meerdere administraties in één omgeving. Verder heb je vele functionaliteiten binnen de financiële administratieverwerking:

Hierbinnen heb je bijvoorbeeld de beginbalans, bankafschriften, facturen, loonjournaalposten, betaal- en incasso-opdrachten en vaste activa.

• Beginbalans
• Afletteren
• Vaste activa
• (Vaste) (loon)journaalposten
• Consolidatie
• Kolommenbalans
• Multivaluta
• Periodeafsluiting borgen
• Proef-/saldibalans
• Auditfile
• Transitorische posten
• Verbijzonderen tot 5 dimensies
• Rekening-courantverhouding
• Verslaglegging
• Automatisch verdelen verbijzonderingen
• Reserveringen en verplichtingen
• Wet Keten Aansprakelijkheid

Wat zit er in de module Projecten van AFAS?

AFAS heeft een volledige module voor de projectadministratie. Werk je op basis van projecten en/of moeten uren geregistreerd worden? Dan is deze module voor jou.

Projectadministratie

Alle administratie van projecten kan je uiteraard uitvoeren binnen deze module. Wat hier bijhoort zijn de onderdelen:

• Verkoopprijs- en kostprijstarieven (inclusief / exclusief Btw)
• Kostprijsberekening (o.b.v. uurloon)
• Projectdossiers
• Projectactiviteiten en voortgang
• Projectresultaten
• Projectfases
• Werken in teams (externe projectleden)
• Onderhanden werk

Voorcalculatie

Het is niet noodzakelijk, maar je kan werken met een voorcalculatie. Zo kan je de opdrachtgever duidelijk maken wat je verwachting is aan uren en materialen en kan je werken met voorraadhoudende artikelen. Dit onderdeel is verder geïntegreerd met de salesforecast en HRM. Je kan de voorcalculatie ook gebruiken om offertes te genereren.

Nacalculatie

De nacalculatie is de plek waar je de daadwerkelijk gemaakt uren, kosten en materialen boekt. Ook zit hier een integratie met bijvoorbeeld declaraties van medewerkers en uren zoals verlof en verzuim. Ook kan je werken met intercompany nacalculatie (& facturatie).

Urenregistratie

Uren (en kosten) laat je eenvoudig registreren via InSite of de Pocket App. Bijvoorbeeld via het Matrix-urenboeken (waar ik fan van ben!).

Projectfacturatie

Binnen de projectenmodule van AFAS zit ook een volledige projectfacturatie functionaliteit. Hiermee kan je werken met verschillende facturatiemethoden zoals zoals project-, termijn-, concept- en intercompanyfacturen.

Wat zit er in de module Abonnementen van AFAS?

Omdat deze module niet direct onder een andere module valt, is de Abonnementen module van AFAS ook een hoofdmodule. Wel is het de kleinste van alle modules. Maar dat zegt niets over de grote waarde van dit onderdeel.

Steeds meer organisaties werken met een abonnementsmodel, omdat het bijdraagt aan stabiele resterende omzet.

Abonnementsregistratie

Alles wat je nodig hebt om abonnementen in te richten zit verwerkt in de module. Je kan alle soorten abonnementen toevoegen die je maar kan bedenken. Belangrijk daarbij is dat je verschillende afwijkende incasso-opties hebt.

Abonnementsfacturatie

Je hoeft de module niet te verlaten om te facturereren. Er zit een aparte functionaliteit in om de abonnementen te facturereren.

Binnen de abonnemnetsfacturatie kan je werken met vreemde valuta, crediteringen en transitorische opbrengsten.

Ordermanagement

Ordermanagement met AFAS Software betekent volledige controle over je logistieke processen, van inkoop tot verkoop en alles daartussenin. Dit leidt tot efficiënter voorraadbeheer, minder administratieve lasten en meer tijd voor belangrijke zaken zoals klantenservice.

Productie

AFAS biedt je de mogelijkheid om het gehele productieproces te beheren. Zo kan je eenvoudig werken met onderdelen zoals:

• Artikelcockpit
• Partij- en serienummers
• Barcodes
• Assemblage
• Samenstellingen
• Verpakkingen en emballage

Voorraadbeheer

Je volledige voorraadbeheer kan je via AFAS ordermanagement uitvoeren. Onderdelen die hierbij horen zijn:

• Magazijnbeheer
• Magazijnoverboeking en -opboeking
• Inventarisatie
• Vaste verrekenprijs (VVP) per magazijn
• Verplaatsingvoorstellen

Inkoop

Voor de inkoop heb je een volledige module tot je beschikking. Zo kan je het gehele inkoopproces vastleggen met inkoopaanvragen, contractafspraken en goederenontvangst.

Ook heeft AFAS een OCI-koppeling met leveranciers. Hierdoor bestel je direct vanuit AFAS. Hier vind je de lijst van alle leveranciers.

Verkoop

Bij inkoop hoort natuurlijk ook de verkoop. Binnen ordermanagement van AFAS heb je hier een integratie met de financiële administratie. Je kan ook een eigen bestelportaal maken via OutSite.

Bij het facturatieproces heb je toegang tot de volgende onderdelen:

• Pakbonnen
• Prijzen en kortingen
• Offertes
• 3-weg match inkoopfactuur
• Self-billing
• Voorcalculatie / offerte met voorraad
• Handelsfuncties over meerdere financiële administraties
• Intercompany ordermanagement

Andere onderdelen binnen ordermanagement van AFAS

Verder zijn er nog een drietal onderdelen goed om los te benoemen binnen ordermanagement:

• Integratie met webshops
• CBS IHG-aangifte
• Electronic Data Interchange (EDI)

“Is dit serieus hoe het eruit gaat zien?”

Bijna een jaar geleden vroeg ik dat toen ik – door een geheime connectie – de eerste beelden van het nieuwe Profit zag.

Nu is het zover. Ook jij ontsnapt deze periode niet aan de update naar Profit 1.

En zoals met elke update hoor ik de vragen bij klanten – maar nu meer dan ooit:

• Wat gaat dit voor ons betekenen?
• Wat moet ik precies weten?
• Wat moet ik delen in mijn organisatie?

Terechte vragen – die ik stiekem zelf ook had. Want waar begin je bij zo’n grote update?

En waar haal je de tijd vandaan om alles uit te zoeken?

De afgelopen weken heb ik alle informatie en ervaringen van onze AFAS-mentoren verzameld over Profit 1.

Dit zijn de belangrijkste 5 wijzigingen die je moet kennen.

1. Spotlight

Dit is mijn persoonlijke favoriet. Het is de functionaliteit die AFAS heeft afgekeken van Apple.

Met de spotlight navigeer je direct naar elk onderdeel in Profit. Nooit meer zoeken door alle menu’s naar het juiste onderdeel. Je opent simpelweg de spotlight, typt een paar letters in en klikt op enter.

Gebruik deze functionaliteit direct. Dit gaat je uren besparen.

De spotlight open je met Ctrl+spatie.

2. In-/Uitzoomen

Doordat Profit 1 een stuk moderner is, hebben de onderdelen ook verschillende groottes. Dit maakt het een stuk prettiger om mee te werken. Alleen kan het zijn dat je als gebruiker bepaalde onderdelen te groot of klein vindt.

Daarom is het belangrijk dat je weet hoe je moet in- en uitzoomen.

In- en uitzoomen doe je via het gezichtje rechtsboven. Vervolgens klik je naast het percentage op – of +.

3. Verborgen knoppen in weergaves

Profit 1 is een stuk rustiger en overzichtelijker. Om dit te realiseren zijn veel knoppen uit het directe zicht verborgen.

Daarom is het belangrijk dat je weet waar je deze knoppen nu kan vinden:

Al je (zelf gemaakte) weergaves linksboven:

Directe acties binnen de weergave onder “Acties” linksboven:

Overige acties voor de weergave (zoals geavanceerd filter en de totalizer) rechtsboven:

4. Nieuw Profit Communication Center (PCC)

Bij elke update is deze belangrijk – maar nu helemaal. Het oude Profit Communication Center werkt niet meer bij de deze update.

Zorg dus dat iedereen een nieuw Profit Communication center heeft. Deze vind je hier terug.

5. Kleine optimalisaties met grote impact

Tot slot zijn er kleinere optimalisaties met een grote impact. Dit zijn de belangrijkste 4 volgens onze mentoren:

1. Alle verlofpotjes toon je nu in de Pocket App. Hierdoor hoef je als medewerker niet meer naar InSite.
2. De schermen voor de salarisverwerking zijn verbeterd. Bekijk deze video voor het totaaloverzicht.
3. Condities kosten veel tijd om in te richten. Deze kan je vanaf nu kopiëren.
4. Bij functie-, rooster-, en salariswijziging geef je nu voorkeurswaardes mee. Een extra reden om deze nu zelf door medewerkers te laten opstarten!

Was dat het?

Ja! De focus van deze update ligt op de modernisering van Profit. Het is belangrijk dat je daarin de belangrijkste wijzigingen kent.

In elke update voert AFAS een berg aan wijzigingen door. Maar het is belangrijker dat je weet hoe de berg eruit ziet, dan dat je deze direct bewandelt.

Dat betekent in de praktijk dat je de belangrijkste wijzigingen doorneemt. En dat is precies wat we nu gedaan hebben!

Je hoeft niet bang te zijn dat je de andere optimalisaties nooit meer terugziet. AFAS vermeldt in de documentatie netjes de nieuwste updates per onderdeel.

Maar dan blijft er nog wel één vraag over: wat moet ik delen met mijn collega’s?

Daarvoor heb ik een simpele oplossing: deel de link van dit artikel via WhatsApp of mail.

PS!

Wil je als eerste meer van dit soort inzichten gratis ontvangen in je inbox? Meld je dan aan voor AFAS Geheimen.

Wat een traag systeem!

Enkele jaren terug had ik de perfecte InSite-pagina gemaakt. Letterlijk alles stond erop, van elk proces een overzicht of een knop. Er zat wel dagen werk in de InSite-pagina.

En het resultaat?
10 seconden wachten om de pagina te laden… De performance was niet goed.

Had ik iets fout gedaan?
Nee, natuurlijk niet! Vooral AFAS de schuld geven en vloeken op de snelheid van InSite. Terecht? Overduidelijk niet natuurlijk, daar lees je hier meer over.

Nu verwacht ik dat jij het beter doet dan ik. Je hebt vast geen pagina met 10 seconden laadtijd.
Maar ik weet zeker dat je InSite veel trager is dan nodig.

Want de logische gedachte is altijd: wat een traag systeem! 
En het vervolgens weer vergeten tot je InSite weer moet laden. Een terugkerende frustratie waar je niets mee doet.

Maar daar laat je een grote kans liggen.

Denk maar eens terug aan een PowerPoint die vastliep bij het openen.
Werkte PowerPoint niet? Of stonden er toevallig veel te zware afbeeldingen of video’s in? Daar heb je je antwoord.

InSite is het niet anders.
Een lege InSite-pagina is direct geladen. Een onhandig ingedeelde pagina niet.

Maar wat is onhandig? Dat lees je hier, met als gevold dat jij straks je InSite-pagina’s met minstens 300% versnelt.

Welke onderdelen hebben invloed op de snelheid van InSite?

De basisregel is: hoe meer gegevens in InSite, hoe langer het duurt. 

Minder = Meer snelheid. 

De eerste simpele stap is dan ook: verwijder of verklein wat je niet of weinig gebruikt.

Vervolgens zijn er hoofdzakelijk twee onderdelen die je goed moet inrichten:

1. Overzichten
2. Banners

Hieronder een concrete actielijst voor een optimale inrichting van overzichten en banners. 

Overzichten sneller maken

Alle gegevens staan in overzichten. Denk aan takenlijsten tot de lijst van medewerkers. Let bij deze overzichten op het volgende:

• Gebruik zo min mogelijk overzichten.
• Zet in groeperingen het overzicht met de minste regels vooraan. 
• Gebruik zo min mogelijk velden. Let bij de velden die je wel gebruikt op:
  • Haal ze zoveel mogelijk uit één tabel. Hoe “verder” weg velden (uit elkaar) zitten, hoe langer het laden duurt.
  • Verwijder verborgen velden. Deze zie je niet op inSite, maar worden wel geladen.
• Maak je filters sneller
  • Een filter op een specifieke waarde (zoals “=”), is altijd sneller dan een snelfilter.
  • Filters op codes gaan sneller dan op omschrijvingen.
  • Bonus tip: dit geldt ook voor de filters in de autorisatie! Dit werkt overal in het systeem door.
• Sorteer op waardes en niet op omschrijvingen. Zorg dat gebruikers hier niet van kunnen afwijken. Vink “Sorteren mogelijk” uit.
• Beperk het aantal regels dat je toont in de weergave. Dit doe je door de hoogte aan te passen. Zet standaard ook het vinkje uit voor “Aantal regels in weergave tonen”.

De principes van overzichten versnellen werken ook voor Profit. 

Banners sneller maken

Banners gebruik je vooral om actieknoppen in te plaatsen. Bijvoorbeeld om naar de pagina te gaan van adreswijziging of het aanmaken van een verkooprelatie. Zo zorg je dat banners je pagina niet vertragen: 

• Zet de animaties in banners uit. 
• Maak je afbeeldingen zo klein mogelijk. Pas daarvoor niet alleen de werkelijke grootte aan, maar comprimeer ook je afbeeldingen. Zoek op google naar “compress image” voor meerdere gratis aanbieders. Eentje die ik zelf gebruik is tinypng.com.

Maar welke pagina’s moet je nu het eerste aanpakken?

Gebruik de 80/20-regel.

Op welke 20% van de pagina’s komen 80% van de gebruikers? Een aantal geef ik je vast:

• Je homepagina
• De verlofpagina
• De stamkaart van de medewerker

Succes met het optimaliseren van je InSite! Heb je vragen of kan je wel wat hulp gebruiken? Neem dan hier even contact op.

PS!

Wil je als eerste meer van dit soort inzichten gratis ontvangen in je inbox? Meld je dan aan voor AFAS Geheimen.

Mensen onthouden niet wat je zegt, ze onthouden hoe je ze laat voelen.

Het is een uitspraak waar ik mijzelf dagelijks aan herinner. Want de focus gaat al snel naar de inhoud, terwijl het gevoel uiteindelijk achterblijft.
Daarom is onze visie bij Proces Bouwers:
Liever een proces waar mensen blij van worden, dan het perfecte proces dat niemand gebruikt.

Niet overtuigd?
Vraag een Mac gebruiker waarom die geen Windows heeft. Dan krijg je altijd een vaag antwoord over “gebruikerservaring”. Nooit over inhoudelijke functionaliteiten. Microsoft biedt inhoudelijk veel meer aan dan Apple. En toch is Apple een groter bedrijf dan Microsoft.

Daarom is het gevoel dat je meegeeft met AFAS in jouw organisatie zo essentieel.
Geen blije gebruikers? Dan gebruiken ze AFAS niet.

Maar waar begin je? Op de plek waar de meeste gebruikers inloggen:

AFAS InSite.

Helaas is InSite bij veel organisaties zoals de website die je buurjongen 20 jaar geleden maakte: een samenraapsel van knoppen en kleurtjes.

Maar gelukkig kun je InSite aanpassen naar je eigen huisstijl. Op één onderdeel na: De AFAS iconen. De symbolen van AFAS, niets mis mee, voor AFAS zelf dan.

Maar laat dat nét het onderdeel zijn dat je look & feel bepaalt.

Maar hoe maak je eigen iconen als je geen designer bent?

En daar is ons geheim!
Hoe je binnen een paar minuten je eigen iconen maakt, daardoor blije AFAS-gebruikers krijgt en dat zonder enige kennis van design.

Laten we erin duiken!

Zoek je eigen AFAS Iconen

Eerst ga je de iconen verzamelen voor jouw organisatie. De iconen van AFAS zelf zijn te vinden in de Database, maar die komen niet overeen met je huisstijl. Als je weet waar je moet zoeken (en wat je moet doen) heb je in een handomdraai een volledige eigen set.

1. Ga naar de website Flaticon
2. Gebruik zoekwoorden die passen bij de icoon die je zoekt, bijvoorbeeld “finance”.
3. Zoek de stijl die bij jullie past. Tip: onder de suggesties vind je de rest van je set.
4. Gebruik de knop “Edit Icon” om de icoon aan te passen naar je huisstijl. Weet je niet wat jullie kleurcode is? Gebruik een “Colour Picker” plugin in je browser.
5. Download je icoon in 256px. Eventueel kun je de bestandsgrootte nog verkleinen via Compresspng of via TinyPNG als je van panda’s houdt).

De AFAS iconen (op de juiste manier) toevoegen aan AFAS InSite

Tijd om je iconen toe te voegen aan je InSite! Dat gaan we anders doen dan je misschien gewend bent: via de mediagalerij. Voordeel hiervan is dat je iconen zo centraal beheert. Scheelt elke keer losse afbeeldingen toevoegen (en je collega’s kunnen ze makkelijk gebruiken).

1. Open Sitebeheer → Ga naar het tabblad “Site” → Klik op “Mediagalerij”
2. Klik op “Nieuw”, upload je icoon en geef een omschrijving mee.

Nog een tip: als je op een toegevoegd icoon klikt, kun je via “Toon koppelingen” zien waar het icoon geplaatst is op de website. Ook kun je direct je icoon aanpassen voor je gehele InSite.

Je eigen iconen toevoegen aan InSite is met deze stappen voor iedereen mogelijk. Verzamel je iconen en voeg ze via de mediagalerij toe. Geen photoshop of designer meer nodig.

Wil je graag je gehele InSite omtoveren in een eigen huisstijl? En zoek je een InSite specialist die met jullie meehelpt? Neem dan even contact op.

PS!

Wil je als eerste meer van dit soort inzichten gratis ontvangen in je inbox? Meld je dan aan voor AFAS Geheimen.

1. Het veld “Laatste reactie” gebruiken voor je volledige mail

Sinds Profit 21 kan je het veld “Laatste reactie” gebruiken.
Dit veld was bedoeld om meer inzicht te geven in weergaves en mails.
Maar wat als wij dit veld gebruiken voor de héle mail?
Dan kunnen wij dit veld gebruiken als inhoud voor de mail.

Dat ziet er met de inrichting dan zo uit:

2. Noodzakelijke stappen om “laatste reactie” te gebruiken

Nu hebben we alleen nog enkele stappen nodig om dit alles te laten werken:

• Koppel de mail aan de juiste workflowstap
• Verplicht de reactie in de workflowactie (voorafgaand aan de mail)
• Beschrijf in de toelichting wat de gebruiker moet doen.

Dit is wat de gebruiker dan ziet:

3. Waardevolle toevoeging: combinatie met sjablonen

Als je goed hebt opgelet in de afbeeldingen, zie je dat ik ook werk met sjablonen.

Binnen het berichtsjabloon voeg ik een standaard tekst onderin (in de footer) toe. Zo ziet de gebruiker vanuit waar de mail komt.

Daarbij heb ik reactiesjablonen toegevoegd in het type dossieritem. Zo kan de gebruiker alsnog een sjabloon kiezen als basis (en die naar wens aanpassen).

Het resultaat

Na slechts 5 minuten inrichten is dit het resultaat:

Zo voeg je dit toe voor jouw organisatie

Ben je zelf niet verantwoordelijk voor de inrichting van de workflows? Stuur deze mail dan door naar je collega!

Ben jij de persoon die dit inricht? Open de weergave van type dossieritems.

Stel jezelf bij elk type dossieritem de vraag: past hier een persoonlijke mail bij?

Ik geef je vast drie onderdelen waar zelfgescrheven mails in AFAS sowieso passen:

1. Werving & Selectie
2. Sales
3. Gesprekkencyclus

Heel veel succes met het personaliseren van jullie processen!

PS!

Wil je als eerste meer van dit soort inzichten gratis ontvangen in je inbox? Meld je dan aan voor AFAS Geheimen.

Wat is AFAS voor systeem?

Je weet waarschijnlijk dat AFAS een softwarepakket is. Een systeem waar je letterlijk alles mee kan. Nou ja, niet letterlijk alles. Het zet nog geen koffie voor je. Maar het kan wel heel veel. Ieder bedrijf, groot of klein, heeft bepaalde basistaken die uitgevoerd moeten worden door verschillende afdelingen. De welbekende bedrijfsprocessen. 

Denk bijvoorbeeld aan HR processen zoals de contracten van je medewerkers en het uitbetalen van salarissen. Of het stroomlijnen van klantbestellingen, ofwel je ordermanagement.

Wat komt er nog meer kijken bij het managen van een bedrijf? De boekhouding bijvoorbeeld. Hoeveel geld komt er binnen, welke projecten staan er op de planning? En hoeveel uren gaan je medewerkers draaien de komende tijd?

Al deze processen spreken tot de verbeelding. Of je nou medewerker bij een bakkerij bent, of manager van een telecombedrijf: elk werkend persoon in Nederland krijgt met deze processen te maken.

De kans is groot dat je voor al deze processen verschillende software gebruikt. Voor de boekhouding gebruik je de applicatie van bedrijf X. Wil je jouw contractverlenging tekenen, dan doe je dat via bedrijf Y. En om klantbestellingen te bekijken, moet je weer inloggen bij een Duitse website.

Zou het niet veel fijner zijn als je voor al deze processen één applicatie gebruikt? Letterlijk één systeem waar je alles mee kunt? Nou, dat is dus AFAS!

Wat kun je met AFAS Software?

Met AFAS kun je alle bedrijfsprocessen beheren en automatiseren. Al je operaties en processen onder één vlag – van HR en payroll tot ordermanagement en je fiscale boekhouding. De functionaliteiten en mogelijkheden zijn onbeperkt!

Binnen AFAS wordt dit een totaaloplossing genoemd. Het is één softwarepakket waarin je alle bedrijfsprocessen kunt beheren en koppelen. De producten van AFAS zijn onder te verdelen in twee categorieën.

De eerste is de ERP totaaloplossing. Een systeem waarin een bedrijf alle administratie kan onderbrengen. Letterlijk alle administratie in bedrijfsvoering heeft met elkaar te maken. De boekhouding, het versturen van bestellingen, de uitbetaling van medewerkers: alles is op elkaar afgestemd.

Omdat je met ERP alles vanuit één systeem doet, werkt dit veel efficiënter. Data is op elkaar afgestemd en wordt automatisch overgenomen. Stel je voor dat je dit met verschillende systemen zou moeten doen. Dat zou betekenen dat je constant data moet overnemen. Dat is tijdrovend en ook nog eens onhandig. Met AFAS hoeft dit niet.

Een slim alles in één systeem

HR en payroll is de tweede oplossing. Dit is software die alle HR processen automatiseert. Denk aan contracten en uitbetaling. Of aan salarisverwerking en verlofaanvragen. En dus die bekende loonstrook die één op de zes Nederlands gebruikt.

Zou je al deze taken los moeten onderverdelen, dan zou dit je veel tijd kosten. En laten we eerlijk zijn, met dit soort administratieve taakjes verdien je als bedrijf geen geld. Het hoort er een beetje bij, het moet gewoon gebeuren. Met de HR en Payroll oplossing gaat alles vanuit één slim systeem. Met een minimale tijdsinvestering. Dat scheelt je een hoop handmatig werk.

Hoe werkt AFAS?

Alles draait bij AFAS om drie slimme werkwoorden: standaardiseren, digitaliseren en automatiseren. Met andere woorden de software leert zichzelf dingen aan. 

Maximale werkdruk vanuit de softwareoplossing, minimale inspanning van de mens. Lekker toch?

Binnen de software van AFAS is alles op elkaar afgestemd. Laten we eens kijken naar de boekhouding. Sommige bedrijven doen dit handmatig. Bij de slimme boekhoudoplossing van AFAS gebeurt dit helemaal automatisch. Zodra je processen zijn ingericht weten de applicaties precies wat ze moeten doen.

Of neem als voorbeeld je bestellingen. Dagelijks komen er orders binnen om te verwerken. Met de applicatie van AFAS wordt het hele proces geautomatiseerd. Van bestelling tot levering – het hele proces wordt uitgevoerd door de software.

Met de applicaties van AFAS worden processen voor je geautomatiseerd. Zo is er minder administratie, minder menselijke handelingen en minder fouten. En hoef je zelf ook nog eens minder te doen. Klinkt behoorlijk perfect toch? Hadden we al gezegd dat AFAS gewoon geweldig is?

Wat AFAS zo fantastisch maakt?

Die vraag hebben we eigenlijk al beantwoord. Maar we vatten het nog even voor je samen. Met de software van AFAS kun je álles laten doen. Al jouw bedrijfsprocessen worden door één systeem uitgevoerd.

Met minimale inspanning wordt alle administratie correct uitgevoerd. Door een compleet systeem dat alles voor je automatiseert en eenvoudig inzicht biedt in alle processen. AFAS neemt hiermee veel zorgen, tijd en fouten weg. Wat voor onderneming je ook hebt.

Ben je benieuwd hoe je meer uit je AFAS omgeving kunt halen? Of ben je van plan uit te breiden en wil je dat de bedrijfsprocessen meegroeien? Schroom niet om contact op te nemen met Proces Bouwers!

Wij zijn heilig overtuigd van AFAS. Het is letterlijk het beste systeem op de markt. Wat voor bedrijf je ook hebt, AFAS is dé oplossing. Onze specialisten leveren hulp en ondersteuning aan ondernemers die alles uit de AFAS omgeving willen halen. Minder zorgen en meer gemak. Daar gaan we voor!

Haal met één klik alle gegevens op

Deze API koppeling in de AFAS software helpt je de bijtelling automatisch te berekenen, volgens de laatste richtlijnen van de belastingdienst. En misschien nog wel mooier: de koppeling haalt de juiste gegevens op van de auto! 

Bij de RDW vind je ontzettend veel informatie over alle wagens die over onze snelwegen sjezen. Denk aan kentekengegevens, APK en de geschiedenis van de auto. Heb je een koppeling met de RDW API, dan heb je al deze informatie met een muisklik tot je beschikking. 

Informatie die je kunt opvragen:  

• Voertuig- en APK-gegevens
• Eigenschappen
• Verbruik
• Milieu
• Historie

Automatiseren scheelt je tijd 

Het belang van digitalisering en automatisering is groot vandaag de dag. Stel je hebt steeds minder handen, maar wel een hoge mutatiegraad rondom het wagenpark in AFAS. Dan is deze koppeling ideaal.  

Ben je al 8 uur per maand bezig met de administratie van het wagenpark? Dan verhoog je niet alleen de kwaliteit van je administratie, maar zorg je ook voor een kostenbesparing. Jij of je medewerkers krijgen daardoor weer tijd voor belangrijkere processen. 

De afgelopen maanden is er hard gewerkt aan een template waarmee je via InSite alleen nog maar een kenteken hoeft in te voeren. De automaat doet de rest. Dat scheelt je een hoop werk. Lekker toch? 

De voordelen: 

• Meer grip op het wagenpark
• Geen fouten meer door handwerk
• Altijd accurate data direct uit de bron, namelijk de RDW 

Dankzij deze U-Turn Api-koppeling realiseer je met minimale inzet, maximale kwaliteit in jouw administratie systeem van het wagenpark. 

Neem plaats achter het stuur en pak de regie. Automatiseer je wagenpark, de juiste bijtelling en directe koppeling met de RDW! 

Hulp nodig?

Wil je weten hoe jij optimaal gebruik kunt maken van deze API koppeling met de RDW? Neem gerust contact op. Onze AFAS Consultancy staat voor je klaar.

Wat zijn de voordelen van een koppeling met Power BI?

Het handmatig verwerken van data uit verschillende databronnen – om er vervolgens bruikbare rapporten van te bakken – is behoorlijk tijdrovend, onpraktisch en foutgevoelig. Zonde van je tijd en moeite. 

Power BI is dé oplossing om binnen een organisatie easy peasy alle databronnen samen te brengen op één plek. Om de data vervolgens via dashboards inzichtelijk te maken aan je gebruikers. Lekker hé, dat soort praktische tijdbespaarders. 

Kunnen we het nóg makkelijker voor je maken? Jazeker kunnen we dat. Want AFAS data gebruiken in Power BI is ook een mogelijkheid. Om dit te regelen doorloop je vier stappen. Lukt dit niet, dan kan een AFAS Mentor je hierbij helpen.

De vier stappen om AFAS te koppelen met Power BI

Stap 1 – Het opzetten van de GetConnector

·         Ga naar Algemeen -> Uitvoer -> Beheer -> GetConnector en maak een nieuwe GetConnector aan op basis van een gegevensverzameling.

·         Geef de GetConnector een naam zonder spaties.

·         Let op dat je de filtering goed instelt. Alle data van deze GetConnector komt straks terecht in Power BI

Stap 2 – Het opzetten van de App connector

·        Ga naar Algemeen -> Beheer -> App connector en maak een nieuwe App connector aan. Geef de App connector een herkenbare naam, zodat het voor elke gebruiker begrijpelijk is, bijvoorbeeld ‘PowerBI’. En koppel deze aan een gebruikersgroep. Bijvoorbeeld de gebruikersgroep ‘Applicatiebeheer’.

·         Ga naar het tabblad ‘GetConnectoren’ en selecteer de zojuist aangemaakte GetConnector uit stap 1.

·         Dan naar tab ‘Algemeen’ en deblokkeer de App connector.

·         Nu ga je naar tab ‘Gebruikerstokens’ en klik je op ‘Nieuw’. Doorloop de wizard en kopieer de XML-code. Dit is een ‘token’.

·         Sla deze token op zodat je deze later weer terug kunt vinden.

·        Dan klikkerdeklik naar https://www.base64encode.org/ en plak de token in het veld. Klik vervolgens op ‘Encode’.

·         Je krijgt nu een nieuwe code. Kopieer deze code en sla ook deze code op, zodat je ‘m later weer terug kunt vinden.

Stap 3 – Data inladen van Power BI

·         Open Power BI Desktop en kies voor ‘Gegevens ophalen’.

·         Ga naar ‘Overige’ en kies voor ‘Web’ (zie hieronder)

·         Klik op ‘Verbinding maken’

·         Zet de weergave op ‘Geavanceerd’ en plak de volgende link in de eerste balk:

https://[omgevingnr].rest.afas.online/profitrestservices/connectors/[naamGetConnector]?skip=-1&take=-1

·         Vervang nu de stukjes [omgevingsnummer] en [naamGetConnector] door het daadwerkelijke omgevingsnummer en naam van de GetConnector (zonder [ ] tekens)

·         Het veld ‘Parameters van HTTP-aanvraagheader’ lijkt een dropdown menu, maar je kunt hier ook gewoon typen. Typ hier het woord ‘Authorization’. Vervolgens typ je in het veld ernaast het woord ‘AfasToken’ en plak je de ASCII code van de XML-token achter dit woord. Let op de spatie tussen Afas Token en de daadwerkelijke ASCII code.

Done! Bam! Klaar! Hij doet het.

Stap 4 – PowerBI Dashboard opmaken en publiceren

·         Maak nu je PowerBI dashboard met de AFAS gegevens.

·         Ben je klaar dan kun je deze publiceren vanaf de desktop applicatie:

·         Ga naar de webomgeving van PowerBI.

Hier kun je je gepubliceerde dashboard bekijken. Maar om ervoor te zorgen dat de gegevens iedere dag opnieuw ververst worden, voer je nog één allerlaatste stap uit.

·         Klik op de drie puntjes achter de gegevensset:

·         Onder ‘Gegevensbronreferentie’ klik je op ‘Referenties bewerken’ en vul je het scherm als volgt in:

·         O, vergeet niet om het vinkje bij ‘Testverbinding overslaan’ even aan te zetten

·         Tot slot kun je bij ‘Geplande vernieuwing’ instellen wanneer de gegevens vernieuwd dienen te worden.

Het is je gelukt! De AFAS koppeling is compleet. Geniet van je inspanningen en alle tijd die je vanaf nu gaat overhouden. 

Lukt het koppelen toch niet? Of heb je er een vraag over? We helpen je graag op weg, zodat jij optimaal gebruik kunt maken van deze handige tool. Hiervoor bieden wij AFAS Consultancy aan, op maat gemaakt voor jouw situatie.

Op de hoogte blijven van de nieuwste AFAS applicaties en alle de mogelijkheden? Houd onze Kennisbank in de gaten!